E-Procurement-Strategie: 7 Schritte zur Umsetzung

27.06.2023

6 Minuten

E-Procurement bezeichnet die Digitalisierung und damit die Optimierung von Beschaffungsprozessen in Unternehmen. Es gibt dafür spezielle Softwarelösungen, die Routineaufgaben und Workflows in diesem Bereich automatisieren. Diese lassen sich dezentral und bei Bedarf von allen in die Beschaffung eingebundenen Abteilungen nutzen.

Welche Vorteile bietet E-Procurement?
7 Schritte zur Etablierung von E-Procurement in Ihrem Unternehmen
Analyse der aktuellen Situation
Projektinitiierung
Vorhaben kommunizieren

Umsetzungsstrategie erarbeiten
Software anschaffen
Implementierung
Auswertung
Software für das E-Procurement – Varianten und Funktionen

Eine junge Frau mit langem Haar, die lächelnd ein Tablet in der Hand hält, steht neben einer schwarzen Ziegelmauer.

Der Einkauf verursacht durch zeitaufwendige Workflows in vielen Unternehmen zu hohe Kosten. E-Procurement kann das ändern, beispielsweise mit vordefinierten Freigabeprozessen. So sind direkte Produktbestellungen aus den einzelnen Abteilungen heraus möglich. Das ist vor allem für C-Teile im Sinne der ABC-Analyse sinnvoll. Darunter versteht man Waren mit vergleichsweise geringem Wert, die das Unternehmen in grösseren Mengen benötigt. Beispiele für C-Teile sind Schrauben und Muttern, Handschuhe und Schraubenzieher. Den Einkäufer*innen bleibt so mehr Zeit, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren. Dazu gehören beispielsweise die Beschaffung von A- und B-Teilen oder Vertragsverhandlungen mit einem Single Source Distributor.

Weiterhin haben die Mitarbeiter*innen mehr Zeit dafür, sich um das Supplier Relationship Management zu kümmern. Für diese Aufgabe halten viele Softwarelösungen ein Lieferanten-Dashboard bereit. E-Procurement verbessert insgesamt die Transparenz des Bestellprozesses und bietet weitere Funktionen zur Optimierung verschiedener Beschaffungsaufgaben. Dazu gehören zum Beispiel Vertragsvorlagen, Formulare für Kaufanfragen sowie die Ausgabenanalyse. Die Kosten für die Implementierung der Software amortisieren sich schnell. Denn die Reduzierung des Zeitaufwands und mehr Transparenz führen zu Einsparungen.

Da E-Procurement viele Abteilungen des Unternehmens und auch Lieferanten betrifft, ist die Einführung eines solchen Systems ein umfangreiches Projekt. Wie erfolgreich dieses sein wird, hängt auch davon ab, wie Sie es implementieren. Dabei spielen individuelle Gegebenheiten eine Rolle, aber in vielen Fällen haben sich die folgenden Schritte bewährt.

Mehrere Personen in formeller Kleidung nutzen Tablets, Smartphones und Laptops, die über eine digitale Netzwerkverbindung verbunden sind.

Am Anfang steht die Analyse des aktuellen Beschaffungsprozesses. Dafür untersuchen Sie unter anderem, welche Aufgaben wie oft anfallen, und bewerten Ihre Lieferantenbeziehungen. Listen Sie Stärken und Schwächen der aktuellen Beschaffungsorganisation auf, da sich daraus konkrete Optimierungsaufgaben ableiten lassen. Konzentrieren Sie sich dabei auf Probleme, die durch die Einführung der Software für das Procurement gelöst werden können.

Zum Beispiel sind Genehmigungsverfahren oft zu aufwendig oder Sie haben Schwierigkeiten mit unzuverlässigen Lieferanten. Mitunter führen auch Mitarbeiter*innen Beschaffungen ohne Genehmigung beziehungsweise Vergabeverfahren durch. Analysieren Sie, wie sich die Lösung dieser Probleme voraussichtlich auf die Erreichung der übergeordneten Unternehmensziele auswirken wird.

2. Projektinitiierung

Ziel der Projektinitiierung ist es, von den zuständigen Entscheidungsträgern die Genehmigung für die Einführung der Automatisierung des Beschaffungsmanagements zu erhalten. Das bedeutet, Sie müssen diese überzeugen. Formulieren Sie dafür die Ziele, die Sie erreichen wollen, inklusive der zu lösenden Probleme. Legen Sie auch dar, welche finanziellen, zeitlichen und personellen Ressourcen Sie voraussichtlich brauchen werden.

In dieser Phase ist es üblich, ein Projektinitiierungsdokument (PID) zu formulieren. In diesem stellen Sie die Planung und Risikobewertung dar. Sie definieren Grenzen, was den Umfang und erwartete Ergebnisse angeht, und analysieren Abhängigkeiten.

Häufig fällt in diese Phase auch die RACI-Kategorisierung zur Festlegung persönlicher Zuständigkeiten. Die Abkürzung steht für:

Responsible: zuständig für die eigentliche Durchführung
Accountable: rechenschaftspflichtig, hauptsächlich für die Kosten
Consulted: nicht direkt beteiligt, hat aber relevante Informationen
Informed: muss über alles Wichtige informiert werden

Die nächsten Schritte können folgen, wenn das Projekt und die dafür notwendigen Ressourcen genehmigt wurden.

3. Vorhaben kommunizieren

In dieser Phase kommt es darauf an, das Vorhaben allen Beteiligten vorzustellen. Dafür listen Sie auf, wer von der Einführung des E-Procurement betroffen ist, vom Einkaufsteam über Lieferanten bis hin zur Buchführung. Führen Sie viele persönliche Gespräche, in denen Sie auch Überzeugungsarbeit leisten müssen. Erklären Sie, was Sie mit den Neuerungen erreichen möchten. Weisen Sie dafür auf die bisherigen Schwachpunkte hin und zeigen Sie neue Chancen auf. Es ist wichtig, dass Sie verschiedene Meinungen und Sichtweisen einholen, die in das Projekt einfliessen können. Je besser es Ihnen gelingt, die Betroffenen für das Vorhaben zu gewinnen, desto niedriger werden die Hürden der Umsetzung sein.

4. Umsetzungsstrategie erarbeiten

In dieser Phase planen Sie die konkrete Umsetzung des Projekts. Definieren Sie zu Beginn, was Sie davon erwarten, beispielsweise Kostensenkung, besseres Supplier Relationship Management oder schnellere Beschaffungsprozesse. Legen Sie auf dieser Basis die notwendigen Funktionen der Software fest, ohne dafür zu sehr ins Detail zu gehen. Überprüfen Sie die vorhandenen Ressourcen und entwickeln Sie einen Zeitplan für die einzelnen Schritte bei der Realisierung des Projekts. Für diese Planungen können Sie das Projektinitiierungsdokument verwenden und konkretisieren.

Holen Sie mehrere Angebote für geeignete Softwarelösungen ein und überprüfen Sie diese. Analysieren Sie, wie gut die vorab definierten Anforderungen jeweils erfüllt werden. Passt das System zum individuellen Beschaffungsprozess des Unternehmens? Sind alle obligatorischen Funktionen vorhanden? Wie kann die Integration in das ERP- oder Buchhaltungssystem erfolgen? Informieren Sie sich auch darüber, wie es weitergeht, falls der Vertrag mit dem E-Procurement Anbieter beendet wird.

Conrad bietet Ihnen eine völlig kostenfreie E-Procurement-Lösung mit verschiedenen Optionen wie OCI/PunchOut oder Conrad Smart Procure (CSP). Darüber hinaus bietet Conrad bei Unternehmen mit hohem Bestellvolumen auch EDI-Lösungen an. EDI steht für "Electronic Data Interchange" und ermöglicht den vollautomatisierten Austausch sämtlicher Dokumente mittels EDI-Integration.

Daten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine können somit zwischen dem ERP-System und dem OCI Online-Shop elektronisch und effizient ausgetauscht werden. Unsere Lösung deckt alle wesentlichen Funktionen ab, um Ihre Beschaffungsprozesse effizient zu gestalten und Kosten zu sparen. Als E-Procurement-Anbieter begleiten wir Sie von der Konzeption über die Implementierung bis hin zur Wartung der Software. Wir sorgen dafür, dass das System optimal auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten ist und nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert wird.

Sobald Sie sich für die passende Softwarelösung entschieden haben, können Sie die Konfiguration veranlassen und verschiedene Tests durchführen, um sicherzustellen, dass das System einwandfrei funktioniert und Ihren Anforderungen entspricht. Wir begleiten Sie gerne durch diesen Prozess und stellen sicher, dass die Integration mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem reibungslos verläuft.

Ein Mann mit Brille telefoniert lächelnd im Büro und arbeitet an einem Laptop.

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Die Implementierung kann bereits starten, wenn die Entscheidung für eine bestimmte Software feststeht. Die nächsten Schritte bestehen darin, dass Sie alle Betroffenen detailliert über konkret anstehenden Massnahmen, Änderungen und Auswirkungen informieren. Legen Sie dabei Wert auf Transparenz. Im Normalfall müssen Sie mit Schwierigkeiten bei der Akzeptanz rechnen. Denn Neuerung stossen meist bei einem Teil der Belegschaft zunächst auf Ablehnung. Organisieren Sie Mitarbeiterschulungen und Coachings, um alle Beteiligten gründlich auf die Arbeit mit dem neuen Tool vorzubereiten.

Organisieren oder erstellen Sie verständliche Dokumente und Informationsressourcen für die Anwender. Dazu können beispielsweise Anleitungen, Nachschlagewerke und Schulungsvideos gehören. Eventuell müssen Sie Verantwortlichkeiten und Rechte überarbeiten und neu definieren. Dabei gehen Sie von bestehenden Strukturen, Hierarchien und der individuell gewachsenen Unternehmenskultur aus. Es ist empfehlenswert, für dieses Projekt mehrere Administratoren als Verantwortliche und Ansprechpartner festzulegen. Nach Abschluss der Implementierung veranlassen Sie die Übertragung der Daten auf das neue System.

Drei Personen sitzen an einem Tisch in einem Meeting, eine ältere Frau liest ein Dokument, während die beiden jüngeren Personen zuhören.

In angemessenen Zeitabständen, zum Beispiel erstmalig nach einigen Monaten, werten Sie den Projekterfolg aus. Ziel dieser Massnahme ist es, die Erfolge und Misserfolge zur Weiterentwicklung zu nutzen. Anhand der positiven Effekte können Sie gegebenenfalls noch mehr Überzeugungsarbeit leisten.

Analysieren Sie, inwiefern die ursprünglichen Ziele des Projekts erreicht wurden. Interessant ist in dieser Hinsicht vor allem die Entwicklung der Kosten im Vergleich zu vorhergehenden Perioden. Traten Probleme bei der Umsetzung auf und wie konnten die Mitarbeiter*innen diese lösen? Bewerten Sie, was besonders gut läuft und wo es noch Verbesserungsmöglichkeiten gibt.

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, E-Procurement für Ihr Unternehmen zu nutzen. Wenn Sie kein eigenes Beschaffungs- oder ERP-System haben, ist per Conrad Smart Procurement eine Shopanbindung an das System eines Lieferanten möglich. Sie bestellen über den Browser und können verschiedene Zusatzfunktionen (Freigabeworkflows, Einkaufslimiten) nutzen. Die Alternative für Unternehmen mit eigenem Beschaffungs- oder ERP-System sind Kataloglösungen. Dabei greifen Sie mit dem System Ihres Unternehmens direkt auf den Onlineshop oder Katalog des Lieferanten zu. In diesem Bereich gibt es dynamische Varianten wie OCI/PunchOut und statische wie eCatalog.

Als Elektronik Distributor in der Schweiz bietet Conrad verschiedene Lösungen für das E-Procurement an. Die individuelle Beratung von der Implementierung bis zum Support während des laufenden Betriebs gehört zum Service. Conrad Smart Procure ist die browserbasierte Software, mit der Sie unter anderem Genehmigungsworkflows, Einkaufsprozesse und Budgets individuell definieren können. Eine Kataloglösung für Unternehmen mit Beschaffungs- oder ERP-System gibt es ebenfalls. Die Shopanbindung erfolgt dabei über OCI/PunchOut. Sie können damit unter anderem Ihren Warenkorb in Ihr System übernehmen und profitieren von Lieferinformationen in Echtzeit sowie Verfügbarkeitsanzeigen.