21.03.2023

7 Minuten

Beschaffungsmanagement optimieren: Wie E-Procurement Unternehmen unterstützt

In der modernen Geschäftswelt spielt das Beschaffungsmanagement eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Eine leistungsstarke, umfassende Beschaffungsoptimierung bildet die Grundlage, um Lieferketten zu rationalisieren, Kosten zu senken und wichtige Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Dabei geht es beim Beschaffungsmanagement nicht nur um den Einkauf von Rohstoffen und Bauteilen, sondern auch um die effektive Verwaltung von Bestellprozessen und ein optimiertes C-Teile Management.

Die Herausforderungen des Beschaffungsprozesses sind zahlreich: langsame Lieferzeiten, hohe Kosten, ungenaue Bestellungen und begrenzte Transparenz können die Effizienz eines Unternehmens beeinträchtigen. Daher ist es für jedes Unternehmen unverzichtbar geworden, Massnahmen zu implementieren, die den Einkaufsprozess nachhaltig verbessern.

Eine Lösung für diese Herausforderungen ist E-Procurement. Ein Begriff, der sich auf den Einsatz von elektronischen Methoden zur Durchführung von Beschaffungsprozessen bezieht. E-Procurement kann eine Reihe von Vorteilen bieten, einschliesslich einer höheren Effizienz, einer schnelleren Lieferzeit und einer besseren Verwaltung von Bestellprozessen.

 

 

Was genau bedeutet Beschaffungsmanagement eigentlich?

  

Beschaffungsmanagement ist die Bezeichnung für die Koordination und Überwachung aller Prozesse, die für den Erwerb von Produkten, Waren und Dienstleistungen in einem Unternehmen notwendig sind. Es umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle sämtlicher Aktivitäten im Zusammenhang mit der Beschaffung. Im B2B-Sektor, also im Geschäftskundenbereich, spielt das Beschaffungsmanagement eine zentrale Rolle. Eine effiziente Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen ist hier für den Geschäftserfolg von entscheidender Bedeutung

Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell und zuverlässig auf die Bedürfnisse ihrer Kunden zu reagieren und gleichzeitig die eigenen Kosten zu minimieren. Dazu gehören die Auswahl von Lieferanten, die Preis- und Vertragsverhandlungen, die Bestellabwicklung und die Sicherstellung der Lieferqualität. 

Ein optimales Beschaffungsmanagement trägt dazu bei, die Beschaffungskosten zu senken, die Lieferantenbasis zu optimieren und die Effizienz der Beschaffungsprozesse zu steigern.

Was ist E-Procurement?

    

E-Procurement, auch als elektronische Beschaffung bezeichnet, ist ein Geschäftsprozess, bei dem die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen elektronisch abgewickelt wird. Hierbei werden unterschiedliche digitale Medien wie beispielsweise das Internet, elektronische Kataloge oder unternehmensinterne Webshops eingesetzt.

E-Procurement umfasst dabei den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfsermittlung bis zur Zahlungsabwicklung. Unternehmen können durch die Verbindung der eingesetzten Warenwirtschaftssysteme mit Online-Plattformen ihre Beschaffungsprozesse automatisieren und optimieren. 

Für die optimale Verknüpfung von ERP und Online-Plattformen mit Warenangeboten wurde das Open Catalog Interface, kurz OCI, entwickelt. Dadurch lassen sich Prozesskosten senken, Fehler minimieren und Transparenz erhöhen. Zudem können die mit dem Einkauf beschäftigten Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeit besser nutzen: Routineaufgaben wie das Erstellen von Bestellungen oder die Pflege von Lieferantenstammdaten werden durch die Systeme automatisiert. Eine weitere wichtige Funktion von E-Procurement ist die bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten. So können durch elektronische Ausschreibungen oder die Einbindung von Lieferanten in die Beschaffungsprozesse Partnerschaften intensiviert und eine höhere Qualität der Beschaffung erreicht werden.

  

Welche Vorteile bietet E-Procurement für Unternehmen?

E-Procurement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse beitragen. Einer der grössten Vorteile: Die Systeme können Zeit und Kosten sparen, indem manuelle Beschaffungsprozesse automatisiert werden. Die Mitarbeiter*innen können sich dadurch auf strategische, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, anstatt zeitintensive Routinearbeiten durchzuführen. Durch den Einsatz von E-Procurement wird weiterhin das Budgetmanagement optimiert. Dies gewährleistet eine bessere Kontrolle über Ausgaben und Ausgabenberechtigungen.

Zudem wird das Risiko von Schwarzeinkäufen, sogenanntes Maverick-Buying, und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien gewährleistet. Durch die kürzeren Beschaffungszyklen können Unternehmen schneller auf die Anforderungen des Marktes reagieren. Darüber hinaus können durch elektronische Kataloge und Einkaufsplattformen tiefere Preise erzielt werden. Insgesamt bietet E-Procurement Unternehmen eine effektive Lösung zur Optimierung ihrer Beschaffungsprozesse, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

  

 

Die 5 grössten Vorteile von E-Procurement im Detail

  

Vorteil 1: Zeit- und Kostenersparnisse

E-Procurement automatisiert Beschaffungsprozesse und steigert dadurch die Effizienz der Einkaufsabteilung deutlich. Die involvierten Mitarbeiter*innen können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, anstatt Zeit mit Routinearbeiten zu verschwenden

Vorteil 2: Bessere Budgetkontrolle

E-Procurement ermöglicht eine bessere Kontrolle und Überwachung des Budgets und der Ausgaben. Mit Hilfe von E-Procurement-Systemen können Unternehmen Budgetgrenzen und Ausgabenberechtigungen besser definieren und diese automatisch durch das System steuern lassen. E-Procurement bietet auch ein klares Bild der gesamten Beschaffungsausgaben, einschliesslich derer, die von unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten getätigt werden.

Vorteil 3: Unterbindung von Schwarzeinkäufen und bessere Kontrolle von Compliance-Regeln

E-Procurement bietet Unternehmen eine bessere Kontrolle und Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und die Minimierung von Schwarzeinkäufen. Unter Schwarzeinkäufen versteht man den Kauf von Waren oder Dienstleistungen ohne Einhaltung der vorgeschriebenen Einkaufsprozesse und ohne die erforderliche Genehmigung oder Kontrolle. E-Procurement-Systeme ermöglichen eine höhere Transparenz und Überwachung der Beschaffungsprozesse, indem sie die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien und -verfahren automatisch durchsetzen. Die Integration von Genehmigungsprozessen in das System verbessert die Sichtbarkeit der Beschaffungsaktivitäten. 

Vorteil 4: C-Teile Management optimieren

E-Procurement optimiert das C-Teile Management deutlich. C-Teile sind Verbrauchsgüter oder Büroartikel mit geringem Wert, die in hohen Mengen gekauft werden. C-Teile können aber einen grossen Einfluss auf die Betriebskosten haben! Das C-Teile Management bezieht sich auf die Verwaltung dieser Waren. E-Procurement ermöglicht es, den Beschaffungsprozess für C-Teile zu automatisieren und die Bestellung von Verbrauchsgütern durch die Einbindung von E-Katalogen und automatischen Bestellvorgängen zu vereinfachen. Durch die zentralisierte Beschaffung von C-Teilen können Unternehmen in vielen Fällen bessere Konditionen bei Lieferanten erzielen. Darüber hinaus ermöglicht ein digital gestütztes C-Teile Management durch den Einsatz von intelligenten Lagerhaltungssystemen eine bessere Verwaltung von Lagerbeständen und eine Reduzierung von Überbeständen. 

Vorteil 5: Verkürzte Beschaffungszyklen

E-Procurement verkürzt Beschaffungszyklen, indem es den gesamten Bestellprozess automatisiert und dadurch beschleunigt. Traditionell kann ein Bestellprozess sehr zeitaufwendig sein: Mitarbeiter*innen müssen manuell Bestellformulare ausfüllen, diese genehmigen lassen und schliesslich an die Lieferanten senden. E-Procurement automatisiert den Prozess, indem es ein Online-Portal bereitstellt, über das Mitarbeiter*innen per Mausklick Bestellungen aufgeben können. Hierbei können bereits vorhandene Bestellvorlagen oder Warenkörbe genutzt werden, um die Bestellung zu vereinfachen. Darüber hinaus können Bestellvorgänge bei Bedarf automatisch an die zuständigen Stellen zur Genehmigung weitergeleitet werden. Durch die Automatisierung des Bestellprozesses können Bestellungen schneller und effizienter bearbeitet werden, was zu kürzeren Beschaffungszyklen führt.

Warum auch Ihr Unternehmen auf ein digitales Beschaffungsmanagement setzen sollte

  

Eine effektive Einkaufsstrategie ist für jeden Betrieb unverzichtbar, um die gesamtwirtschaftliche Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu reduzieren. Der Einsatz von E-Procurement-Systemen bietet hierfür eine Vielzahl von Vorteilen. Durch die Automatisierung des Beschaffungsprozesses können Unternehmen Zeit und Geld sparen. Automatische Bestellvorgänge und die Verwendung von E-Katalogen machen den Bestellprozess schneller und einfacher. E-Procurement ermöglicht auch eine bessere Budgetkontrolle.

Darüber hinaus bietet der Ansatz eine wesentlich erhöhte Transparenz und Kontrolle über die Lieferantenbeziehungen. Das wiederum kann zu besseren Einkaufspreisen und Konditionen führen. E-Procurement sorgt ganz nebenbei auch für eine Verbesserung der Datenqualität, da alle Einkaufsdaten zentral erfasst und Datensilos vermieden werden. 

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Mit Conrad zu massgeschneiderten E-Procurement-Lösungen

    

Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich E-Commerce bieten wir von Conrad Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von massgeschneiderten Lösungen im Bereich des digitalen Beschaffungsmanagements. Wir unterstützen Sie dabei, Zeit und Kosten zu sparen - und die Effizienz Ihrer Beschaffungsprozesse deutlich zu steigern.

Mit browserbasierten Beschaffungslösungen, E-Katalogen oder der individuellen Einbindung unserer Lösungen in Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem straffen und optimieren wir Ihre Beschaffungsprozesse. So werden Bestellzyklen verkürzt, Prozesskosten minimiert und das Fehlerpotenzial deutlich reduziert. Darüber hinaus sind unsere Lösungen äusserst transparent und bieten maximale Kontrolle und Übersicht über alle Beschaffungsaktivitäten. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Ausgaben.

Als Partner von Conrad profitieren Sie von individuellen Anpassungsmöglichkeiten unserer Systeme. Wir passen jede Lösung genau an Ihre individuellen Anforderungen und Bedürfnisse an und stellen sicher, dass sie nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden können.

Im Fokus steht bei Conrad immer auch die persönliche Beratung. So stellen wir sicher, dass Sie die bestmögliche Lösung für Ihre Bedürfnisse erhalten. Unser Expertenteam steht Ihnen zur Seite und unterstützt Sie gerne von A-Z bei der Umsetzung Ihrer E-Procurement-Strategie.

Wir begleiten Sie von der Konzeption über die Implementierung bis hin zur Wartung und bieten Ihnen jederzeit den bestmöglichen Service.

Conrad bietet seinen Kund*innen hervorragende Möglichkeiten, ihre Einkaufsprozesse zu optimieren und sowohl Zeit als auch Geld zu sparen. Die E-Procurement Lösung von Conrad ist völlig kostenlos und umfasst verschiedene Optionen wie den eKatalog, OCI und PunchOut oder Conrad Smart Procure (CSP).

Unabhängig davon, für welche Option sich die Kund*innen entscheiden - Conrad stellt für die Anbindungen nichts in Rechnung. Ein fantastischer Vorteil für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren wollen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.

Machen Sie jetzt mit E-Procurement Ihren Einkauf fit für die Zukunft! Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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