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SRM » Lieferantenbeziehungen erfolgreich managen

Veröffentlicht: 07.02.2022  |  Lesedauer: 6 Minuten

Die Leute in handwerklichen Kleinbetrieben wissen meist ganz genau, wo sie die benötigten Waren am besten beziehen können. Die Qualität und der Preis sollten stimmen und die bestellten Waren müssen zum angegebenen Zeitpunkt verfügbar sein. Darum haben Handwerkerinnen und Handwerker meist eine persönliche Kontaktperson bei ihrem Lieferanten, mit der sie gerne und oft zusammenarbeiten. Doch was im Kleinen gut funktioniert, wird im Grossen meistens schwierig. Denn in Unternehmen, Behörden oder Firmen sind oft mehrere Leute mit der Beschaffung und der Lieferantenbetreuung beauftragt. Gleichzeitig ist die Anzahl der unterschiedlichen Zulieferfirmen um ein Vielfaches höher. Um hier die Übersicht zu behalten, arbeiten viele Unternehmen und Betriebe mit einem SRM-System. Wir erklären Ihnen gerne, was das genau ist und wo die Vorteile eines SRM-Systems liegen.



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Was ist ein SRM-System?

Die Abkürzung SRM steht für Supplier Relationship Management, was so viel wie Lieferantenbeziehungsmanagement bedeutet. Also die Organisation der unterschiedlichen Beziehungen eines Unternehmens zu den jeweiligen Lieferanten. Damit ist das Supplier Relationship Management ein fester Bestandteil des übergeordneten Supply Chain Management. Die Aufgabe des Supply Chain Managements ist letztendlich die Sicherung und Aufrechterhaltung der betriebsinternen Lieferkette (Supply Chain).

Ein Supplier Relationship Management-System ist ein wichtiges Hilfsmittel, um die vielen Zulieferer zu verwalten und trotzdem jeden Lieferanten individuell betreuen zu können. Mittlerweile gibt es mehr oder weniger umfangreiche Softwarelösungen auf dem Markt, mit denen Firmen alle Details zu ihren Lieferanten erfassen und auswerten können. 

Weitere Vorteile sind automatisierte Prozesse, eine integrierte Datenumgebung, ein digitales Archiv für Dokumente mit zentralisiertem Zugriff und eine bessere Lieferantenkommunikation.

Einige Systeme bieten als All-in-One Lösung auch eine E-Procurement-Anbindung für die Lieferanten mit an. Somit kann in einem Unternehmen die komplette Wertschöpfungskette vom Lieferanten bis hin zum Endkunden lückenlos betrachtet und bei Bedarf optimiert werden.



Welche Ziele hat das Supplier Relationship Management?

Die Ziele des Lieferantenbeziehungsmanagements sind unterschiedlich und vielfältig zugleich. Zudem können die Ziele von Unternehmen zu Unternehmen auch leicht variieren. In den meisten Fällen jedoch geht es darum, die Prozesse zwischen den Lieferanten und dem eigenen Unternehmen zu optimieren. Im Idealfall ergibt das eine Win-win-Situation, von der beide Seiten gleichermassen profitieren. Somit ist das Supplier Relationship Management mit dem Customer Relationship Management (CRM) vergleichbar, bei dem es um die Optimierung der Prozesse zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden (Customer) geht. 

Damit ein sinnvolles Supplier Relationship Management durgeführt werden kann, müssen die einzelnen Lieferanten und ihre Leistung bewertet werden. Entsprechend den resultierenden Bewertungsergebnissen und Kennzahlen werden die Zulieferer anschliessend gemäss ihrer Bedeutung für das Unternehmen klassifiziert.

Dabei haben Lieferanten mit unikaten Produkten und langfristigen Bindungen an das Unternehmen für das Supplier Relationship Management eine ganz besondere Bedeutung. Denn mit diesen Lieferanten ist ein stetiger Informationsaustausch enorm wichtig, um die Qualität der erzeugten Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern.

Weitere wichtige Ziele des Supplier Relationship Management sind das Entwickeln, Ausrichten und Optimieren von operativen Geschäftsprozessen, die letztendlich an die Unternehmensziele angelehnt sind. Bei der Umsetzung der SRM-Ziele sollten unbedingt alle relevanten Abteilungen wie Einkauf, Logistik, Qualitätssicherung oder Entwicklung und bei Bedarf auch die erforderlichen Lieferanten mit einbezogen werden.  



Warum ist SRM strategisch so wichtig?

Verschiedene Lieferanten haben einen mehr oder weniger grossen Einfluss auf die organisatorische Rentabilität eines Betriebes. In einem Unternehmen, das zum Beispiel Elektropumpen produziert, spielt der Lieferant für Edelstahl-Gehäuseschrauben eine meist untergeordnete Rolle. Denn die Schrauben können bei Bedarf in gleicher Qualität und zum selben Preis aus unterschiedlichen Quellen bezogen werden. In diesem Fall wird die zeitliche Investition in eine stets gute Lieferantenbeziehung eher gering ausfallen. 

Anders sieht es bei den Elektromotoren aus. Besonders dann, wenn die Elektroantriebe von einem Hersteller kommen, der die Motoren speziell für den Einsatz in Pumpen entwickelt und gefertigt hat. Demzufolge ist der Motorenhersteller für den Pumpenhersteller ein strategisch wichtiger Lieferant. In den meisten Fällen existieren langjährige Lieferverträge, die für beide Parteien eine gewisse Risikominimierung in Bezug auf Absatz bzw. Versorgungssicherheit darstellen. Im Zuge einer offenen Kommunikation wird der Pumpenhersteller alle Informationen bezüglich der Motoren an den Motorhersteller weiterleiten. Bei einer Anhäufung von Defekten oder Ausfällen sind diese Informationen wichtig, damit der Motorenlieferant eventuelle Schwachstellen beseitigen und so die Produktqualität verbessern kann. 

Aber auch bei der Entwicklung neuer Pumpen ist es sinnvoll, den Motorhersteller mit in die strategische Planung einzubeziehen. So kann dieser sich mit seiner langjährigen Erfahrung aktiv einbringen und sich zeitgleich um die Entwicklung der passenden Motoren kümmern. Dies funktioniert aber nur dann, wenn das Management die Lieferantenbeziehung auf einer partnerschaftlichen Basis führt.



Wie funktioniert das Lieferantenmanagement in der Praxis?

Das Ziel einer SRM-Lösung ist die Unterstützung des Einkaufs bei der Beschaffung und die Verknüpfung des Lieferanten zum Unternehmen. Dazu werden die Einkaufsdaten, Adress- und Stammdaten, Schriftverkehr sowie sonstige Informationen in einer zentralen Datenbank gesammelt. Die Abläufe in dieser Datenbank kann man sich als Rad vorstellen, in dem die Zulieferer in regelmässigen Abständen einen Durchlauf absolvieren. Der Vorgang wird auch als "Supplier Lifecycle Management" bezeichnet und besteht aus folgenden Schritten: 

Onboarding
Der Einstieg in das Life Cycle Management kann entweder auf Wunsch des Einkaufs oder durch eine Bewerbung des Lieferanten erfolgen.

Qualifizierung
Bei der Qualifizierung wird geprüft, ob der Zulieferer und das angebotene Produktsortiment zum eignen Unternehmen passen.

Vertragsmanagement
Im Lieferantenvertrag werden die Konditionen für den Einkauf geregelt und alle Vereinbarungen für die operative Zusammenarbeit getroffen.

Lieferantenbewertung
Für die rollierende Lieferantenbewertung spielen u.a. Liefermengen, Preis, Qualität, Einhaltung der Normen, Lieferfähigkeit und Zuverlässigkeit eine grosse Rolle.

Klassifizierung
Entsprechend der Bewertung und der Bedeutung für das eigene Unternehmen werden die Lieferanten klassifiziert.

Risikomanagement
Zu den Bewertungspunkten zählen u.a. die Liquidität, das Ausfallrisiko und auch die Rücknahme-Konditionen.

Offboarding
Wenn die Lieferantenentwicklung nicht zufriedenstellend verläuft, kann es auch zu einem Offboarding des Lieferanten kommen.

Qualifizierung

Vertragsmanagement

Lieferantenbewertung

Klassifizierung

Risikomanagement

Durch die regelmässige Prüfung des Lieferantenstatus wird das erforderliche Aufgabenmanagement abgeleitet. Die wohl wichtigste Aufgabe ist das regelmässig stattfindende Lieferantengespräch. Dabei werden die aktuellen Konditionen besprochen, etwaige Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt und neue Vereinbarungen ausgehandelt. Selbst für schwierige Themen sind die gesammelten Daten aus dem SRM-System äusserst hilfreich und eine solide Basis für die Verhandlungen.



Zusammenfassung der wichtigsten Informationen

Der Einsatz eines SRM-Systems bietet dem Management in der Beschaffung ein sehr grosses Potential zur Senkung der Kosten und zur Steigerung der Rentabilität. Um die vorhandenen Potentiale nutzen zu können ist eine intensive und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den zuliefernden Betrieben unbedingt erforderlich.

Das Relationship Management ist beim strategischen Einkauf bzw. bei strategischen Lieferanten besonders wichtig. Deshalb muss sehr genau abgewogen werden, welcher Lieferant eine Bedeutung für die Strategie des eigenen Unternehmens aufweist und wieviel Engagement in die Lieferantenbeziehung investiert werden soll. Nur dann können die zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal genutzt werden. Und das Wichtigste: Je intensiver Supplier Relationship praktiziert wird, desto einfacher ist es unkomplizierte und schnelle Lösungen zu finden, falls im Business etwas nicht so rund läuft.

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