Achats non conformes (Maverick Buying) » Commandes hors Service Achats et conséquences négatives
Publié le : 26.01.2022 | Durée de lecture : 7 minutes
Les achats, ou plutôt l'approvisionnement, sont très souvent régis de différentes manières dans les entreprises et les établissements. Les procédures existantes ont été parfois élaborées sur plusieurs décennies. Par exemple, les responsables d'atelier ont toujours pris eux-mêmes le téléphone pour commander les pièces de rechange nécessaires ou un appareil de mesure requis.
Même si cela n'a jamais posé de problème dans le passé, de telles méthodes de travail ne sont plus d'actualité. En effet, les entreprises modernes travaillent avec un approvisionnement en marchandises centralisé et assisté par un système numérique. Mais il faut aussi que tous les collaborateurs de l'entreprise s'y tiennent strictement. Sinon, une dynamique contre-productive se développe dans l'approvisionnement, ce que les spécialistes appellent le maverick buying ou les achats non conformes. Nous allons voir de plus près dans ce guide ce que l'on entend par là et quelles en sont les conséquences pour l'entreprise.
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Comme beaucoup de choses dans le monde des affaires, le terme "maverick buying" vient de l'anglais. Maverick signifie "solitaire", "renégat" ou "sans maître". On traduit le maverick buying par "achats non conformes" ou "achats sauvages".
L'adjectif "sauvage" ou "non conforme" ne se réfère pas nécessairement à un achat irréfléchi ou exagéré. Il s'agit plutôt de l'achat de biens et de services en dehors ou en parallèle de la procédure d'achat régulière. Il s'agit donc de tous les achats effectués à l'insu ou avec l'aide du service Achats. Mais il existe encore d'autres formes d'achats non transparents. Dans le tableau ci-dessous, nous avons présenté les trois formes d'achats non conformes :
Formes d'achats non conformes
| Type 1 | Processus d'approvisionnement sans inclure le service Achats. | Certaines personnes choisissent elles-mêmes le fournisseur et passent une commande de leur propre initiative. |
| Type 2 | Le service Achats est inclus trop tard. | Le service Achats n'a qu'un rôle opérationnel. L'analyse des fournisseurs et les négociations de prix ne sont plus possibles. |
| Type 3 | Les contrats existants ne sont pas utilisés. | Les commandes sont passées auprès du bon fournisseur, mais les meilleures conditions d'achat ne sont pas utilisées. |
Le taux d'achats non conformes peut être mesuré assez facilement en comparant les chiffres disponibles. En raison des différentes formes d'achats non conformes, il existe également différentes possibilités de mesure :
Taux d'achats non conformes
Pour ce faire, le volume d'achat est comparé au volume financier des fournisseurs. La différence décrit le montant des achats de marchandises effectués sans l'intervention du service Achats. Cela concerne les formes de type 1 et de type 2.
Taux d'utilisation des contrats
Le taux d'utilisation du contrat indique les commandes où les conditions du contrat ont été utilisées.
Taux de conformité du prix
Le taux de conformité au prix indique les commandes pour lesquelles les conditions du contrat n'ont pas été utilisées. Il ne permet toutefois pas de savoir si le prix effectivement payé correspond au prix convenu dans le contrat.
Taux de conformité des conditions
Le taux de conformité des conditions décrit si les conditions appliquées sont conformes aux conditions du contrat.
Les achats non conformes peuvent avoir les raisons les plus diverses et ne sont pas nécessairement motivés par une mauvaise intention. Nous avons rassemblé pour vous quelques raisons possibles :
Comme on peut le constater, les raisons des achats non conformes sont vraiment multiples. Et cela ne concerne pas uniquement les employés. Les membres du conseil d'administration ou de la Direction peuvent être tentés d'effectuer des achats non conformes aux règles au sein de l'entreprise.
Tout d'abord, les achats non conformes coûtent bien plus cher que ce que les responsables ne veulent souvent s'avouer. En effet, le temps consacré aux processus en aval (réception des marchandises et comptabilité financière) est souvent très élevé et implique des coûts considérables. Mais d'autres effets négatifs peuvent apparaître par la suite :
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En l'absence de comparaison des prix, les marchandises sont achetées trop cher.
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Les négociations sur les prix sont inexistantes ou insuffisantes.
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Il en résulte des coûts plus élevés en raison de petites quantités ou de quantités inférieures.
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Aucune transparence n'existe pour les commandes actuellement en cours.
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Les avantages des contrats-cadres existants ne peuvent pas être utilisés.
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La valeur de la commande n'est pas prise en compte dans l'accord d'objectifs avec le fournisseur.
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Les paliers donnant droit à des remises progressives ne sont pas atteints et les réductions ne peuvent pas être utilisées.
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Dégradation de l'image de marque si les contrats existants avec les fournisseurs ne sont pas respectés.
Au total, les effets négatifs des achats non conformes sont très souvent nettement supérieurs aux avantages escomptés. C'est pourquoi il convient de réduire autant que possible les achats impulsifs par des mesures appropriées.
Les raisons des achats "sauvages" sont aussi variées que les solutions pour les éviter. Nous avons résumé pour vous quelques approches importantes.
Les achats non conformes partent très souvent d'une bonne intention, afin de maintenir la chaîne d'approvisionnement ou de ne pas la mettre en danger par son propre service. Mais le fait de contourner les processus d'approvisionnement existants coûte souvent à l'entreprise bien plus qu'il ne lui est utile au premier abord. Comme les dommages financiers peuvent parfois être très importants, les directives d'approvisionnement doivent être clairement définies et communiquées au personnel.
Les systèmes modernes et numériques de gestion des marchandises offrent en outre la possibilité d'impliquer des employés dans l'approvisionnement, même en dehors du service Achats. Grâce à l'attribution d'autorisations et de budgets, il est possible d'acheter du matériel dont on a besoin d'urgence au sein du service, tout en respectant les règles d'achat en vigueur. Pour que tout cela fonctionne sans problème, une communication intensive est nécessaire. Ce n'est qu'alors que chacun comprend les problèmes de l'autre et que le meilleur compromis peut être trouvé.