Processus d’approvisionnement » Optimisation des phases des achats

Publié le : 20.12.2021 | Durée de lecture : 8 minutes

Un achat spontané, tel qu'il peut se produire de temps à autre dans la sphère privée, est généralement motivé par l'émotion et n'a que très peu de rapport avec les besoins réels. C'est pourquoi les achats spontanés à des fins commerciales doivent être évités autant que possible. Dans les entreprises, l'achat des biens et des marchandises nécessaires doit se faire en flux tendu afin d'éviter les pertes de production et de ne pas interrompre la chaîne d'approvisionnement des clients.

Pour s'en assurer, toutes les entreprises, sociétés et institutions disposent de ce que l'on appelle des processus d'achat, qui régissent précisément l'achat de matériel et de prestations de services.

Pour pouvoir illustrer le processus d'achat, nous allons d'abord étudier une petite entreprise où la numérisation ne joue pas encore un rôle fondamental.

Processus d'approvisionnement dans les petites entreprises
Processus d'approvisionnement dans les entreprises
Composantes d'un processus d'approvisionnement

Processus d'approvisionnement et e-procurement
Avantages des processus d'approvisionnement avec e-procurement
Récapitulatif des informations essentielles

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Smart Procurement

Processus d'approvisionnement dans les petites entreprises

Les travailleurs indépendants dans le secteur de l'artisanat connaissent en général très bien les matériaux faciles à travailler et les outils nécessaires. De plus, ils ont une idée très concrète de la qualité requise et ont une parfaite connaissance des prix.

Dans leurs petites entreprises, ils décident eux-mêmes des commandes à venir et peuvent organiser l'achat des matériaux nécessaires en conséquence. Une fois que tout a été commandé ou récupéré, les bons de livraison doivent être classés et les factures prises en compte dans la comptabilité.

Il est d'autant plus remarquable que toutes ces différentes activités se déroulent très souvent en couple.

Processus d'approvisionnement dans les entreprises

Ce qui semble assez gérable et presque intuitif pour une entreprise unipersonnelle devient plus complexe lorsque l'entreprise est grande.

En effet, dans ce cas, les opérations et la planification nécessaires à l'achat de matériel et de services ne sont plus entre les mains d'une seule personne.

Comme plusieurs employés sont impliqués dans l'achat, il est indispensable de mettre en place un processus d'achat interne auquel tous les collaborateurs doivent se conformer. Ce processus se compose de plusieurs étapes qui dépendent de la structure et de la taille de l'entreprise.

Composantes d'un processus d'approvisionnement

Nous avons listé pour vous ci-après les principales composantes d'un processus d'approvisionnement :

La définition des besoins est le point de départ de tout processus d'achat. Elle donne une vue d'ensemble des biens et services dont l'entreprise a besoin. Les types de besoins sont répartis en trois catégories différentes :

Besoin primaire : Quantité de production prévue des produits finis et des pièces détachées commercialisables.

Besoin secondaire : Toutes les matières premières et tous les produits intermédiaires nécessaires à la production du besoin primaire.

Besoin tertiaire : Outils d'usure, auxiliaires et consommables nécessaires à la production et au transport du besoin secondaire.

L'établissement d'une évaluation des besoins peut se faire de différentes manières :

Dans la méthode déterministe, le besoin secondaire est dérivé du besoin primaire à l'aide de nomenclatures ou de formulations.
La méthode stochastique se base sur les valeurs de consommation passées et sur une prévision de l'évolution future.
Dans la méthode heuristique, le personnel expérimenté de l'entreprise estime les besoins nécessaires. Cette méthode est nécessaire lorsque, par exemple, il n'existe pas encore de base de données pertinente pour les nouvelles pièces.
Dans la détermination des besoins basée sur des règles, on utilise une relation conditionnelle "si/alors". Si une version particulière d'un produit complexe doit être créée, différentes pièces d'une nomenclature préalablement définie avec précision sont nécessaires.
Le contrôle des stocks ou inventaire consiste à comparer le stock disponible avec le stock nécessaire.

La saisie régulière et complète des données de base des articles, des numéros de série, du nombre de pièces et des prix permet ainsi d'obtenir des informations précieuses et des chiffres clés actuels. Il est ainsi possible d'obtenir des informations concrètes sur l'état actuel des stocks, le stock minimum requis, la consommation moyenne et les prix d'achat du moment.

Un inventaire consciencieux est une condition préalable importante à la préparation d'une commande.
Sur la base des informations disponibles pour la détermination des besoins et le contrôle des stocks, il est possible de faire une demande d'achat. Dans ce contexte, le choix du fournisseur est souvent effectué en même temps. En effet, les matières premières ou les produits à commander doivent répondre aux exigences de qualité de l'entreprise.

Outre une bonne qualité à un prix compétitif, la disponibilité des marchandises, les conditions de livraison, la fiabilité, la flexibilité et le SAV sont des points importants lors de l'évaluation des fournisseurs ou de la sélection du bon fournisseur.
Si aucun fournisseur concret n'a été défini pour certains biens ou services, il faut d'abord demander une offre pour la suite du processus. Dans la plupart des cas, c’est le service des achats qui sollicite les offres.

En effet, au sein de la gestion de l'approvisionnement, le service des achats est l'interface avec les fournisseurs. Les employés du service des achats savent exactement quel fournisseur peut mettre à disposition le produit ou le service nécessaire. Dans les cas urgents ou complexes, le contact personnel avec le fournisseur est souvent recherché et il est donc avantageux de pouvoir contacter directement la personne compétente.
Avant que les articles nécessaires de la demande d'achat puissent être commandés par le service des achats, une validation du budget a souvent lieu. Dans les grandes entreprises, il est impératif d'indiquer dans la demande d'achat non seulement les coûts attendus, mais aussi les centres de coûts internes.

Il est ainsi facile pour les personnes chargées de l'audit d'obtenir une bonne transparence des coûts d'acquisition et de procéder plus facilement à des planifications budgétaires futures. Selon la structure de l'entreprise, la direction, les cadres du service de contrôle de gestion ou même les responsables des achats peuvent donner leur accord.
Une fois la demande d'achat validée, la commande peut être passée par le service des achats auprès du fournisseur sélectionné. Dans ce contexte, les employés du service des achats doivent toujours avoir un aperçu complet de la date à laquelle une commande a été lancée auprès de tel ou tel fournisseur.

Mais les conditions négociées et les modalités de livraison convenues doivent également être compréhensibles à tout moment.
Le suivi continu des commandes permet d'éviter de manière fiable les pénuries de stocks et donc un arrêt de production inutile ou des doublons coûteux.
Lorsque les marchandises commandées sont livrées, un contrôle de réception des marchandises doit être effectué. Il ne s'agit pas seulement de vérifier que les marchandises sont complètes et intactes. Les informations figurant sur le bon de livraison doivent correspondre aux marchandises effectivement livrées.

S'il n'y a pas de réclamations, la marchandise peut être mise en stock ou envoyée aux services concernés conformément à la demande d'achat. Le bon de livraison doit être transmis à la comptabilité. De plus, la réception des marchandises doit être enregistrée dans le système de gestion des marchandises utilisé dans chaque cas, afin d'éviter les divergences de stock.
Dès que la facture de la marchandise livrée est disponible, l'équipe des créanciers du service financier procède à un contrôle consciencieux. Les données de la commande sont comparées avec le bon de livraison et la facture et les éventuelles divergences sont examinées.

La facture est ensuite payée conformément aux conditions de paiement négociées avec le créancier.

À la fin du processus d'achat, tous les enregistrements relatifs à cette commande doivent être mis à jour et archivés.

Processus d'approvisionnement et e-procurement

Si l'on examine de plus près les points énumérés ci-dessus, on se rend vite compte du temps et des ressources que l'approvisionnement mobilise en interne. Même si la numérisation est déjà élevée et donc très avancée pour les différents processus et flux de travail.

Mais cela ne concerne pas uniquement l'achat de biens coûteux et de grande valeur. Même les petites choses comme les outils à main, les produits d'entretien et les lubrifiants ou les fournitures de bureau doivent passer par le processus d'achat complet avant de pouvoir être achetées. Dans ce cas, la valeur des marchandises ne représente souvent qu'une petite fraction des frais de gestion réellement encourus.

La solution : en passant à l'e-procurement, les processus d'achat et d'approvisionnement peuvent être très facilement automatisés et accélérés.
Les processus d'approvisionnement automatisés montrent leur avantage chaque fois que des pièces sont nécessaires à court terme, ce qui peut éventuellement entraîner une perte de production ou un retard de commande.

On y parvient essentiellement grâce à un processus d'achat entièrement numérique, dans lequel des autorisations individuelles et différents droits d'accès aux groupes de marchandises sont attribués. La mise en œuvre dans les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) ou d'approvisionnement existants peut se faire via un e-catalogue statique sous forme de fichier à importer ou via une interface OCI. Ainsi, les présentations de produits peuvent être reliées rapidement et facilement aux processus d'achat standardisés existants et des commandes peuvent être générées sans grand effort. Celles-ci sont ensuite transmises au fournisseur par échange de données informatisé (EDI pour Electronic Data Interchange). De la même manière, mais dans le sens inverse, la facturation du fournisseur se fait directement à la comptabilité (Procure-to-Pay).

Si l'entreprise ne dispose pas encore d'un système d'approvisionnement ou d'un ERP, Conrad Electronic propose avec CSP une solution Smart Procure astucieuse, qui ne nécessite qu'un navigateur web récent.

Quelle que soit la taille de l'entreprise, de plus en plus de sociétés et d'entreprises reconnaissent aujourd'hui les avantages d'optimiser leur processus d'achat via l'e-procurement.

En se connectant à la Conrad Sourcing Platform, il existe en outre l'avantage de la consolidation des fournisseurs.

Si une grande partie des besoins opérationnels de l'entreprise peut être couverte de manière fiable par une seule source d'approvisionnement, la charge administrative liée au processus d'achat est encore une fois considérablement réduite.

Avantages des processus d'approvisionnement avec e-procurement :

Grâce à des formulaires prédéfinis, dont certains sont remplis automatiquement, les demandes d'achat récurrentes peuvent être simplifiées et énormément accélérées.
Des étapes et des choix prédéfinis réduisent dès le départ les éventuelles erreurs lors de l'acquisition.
L'attribution d'autorisations de commande et de centres de coûts individuels permet de passer et de traiter rapidement les commandes sans avoir à procéder à des validations compliquées.
Les collaborateurs autorisés de différents services sont activement impliqués dans le processus d'achat et peuvent couvrir simultanément et de manière autonome les besoins de leur entreprise.
Les petits articles peuvent être demandés facilement et avec un minimum de processus.
Les règles d'achat internes à l'entreprise sont respectées sans exception et les commandes auprès de fournisseurs sans contrat-cadre ne sont pas possibles.
Des limites de budget variables empêchent de commander des marchandises trop chères.
Grâce à la transparence, il est possible de contrôler facilement et à tout moment les commandes en cours et les commandes déjà passées.
De la définition des besoins à l'archivage des factures, le traitement se fait électroniquement sans rupture de média. Il n'est pas nécessaire d'imprimer des informations et de les saisir à nouveau manuellement dans le système par la suite.
La limitation du choix des produits des fournisseurs empêche que des produits non pertinents pour l'entreprise puissent être commandés sans autorisation.

Selon la BME, ces mesures permettent de réduire les coûts des processus d'approvisionnement d'environ 30% en moyenne.

Récapitulatif des informations essentielles

Des processus d'achat qui fonctionnent bien jouent un rôle décisif dans le succès d'une entreprise. Le service des achats n'a pas seulement pour mission de régler l'interaction entre l'entreprise elle-même et les fournisseurs externes, mais aussi d'assurer le bon fonctionnement des processus d'achat. Un processus d'approvisionnement optimisé garantit que les biens nécessaires sont rapidement mis à disposition par le fournisseur concerné. Ceci est particulièrement important dans le processus d'approvisionnement opérationnel, lorsque des pièces de rechange importantes sont nécessaires à court terme, par exemple pour les équipements de production. Mais en même temps, il ne faut pas que les ressources financières soient immobilisées par un stock trop important. Grâce à l'e-procurement, les achats ou la gestion des achats peuvent optimiser efficacement les processus au sein de l'entreprise et veiller à ce que la chaîne d'approvisionnement, c'est-à-dire la chaîne de livraison au client, soit beaucoup plus robuste.

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