Procure-to-Pay » Efficience maîtrisée de l'achat au paiement
Publié le : 10.02.2022 | Durée de lecture : 5 minutes
L'achat de marchandises dans les entreprises et les sociétés demande encore aujourd'hui beaucoup de travail. Pourtant, le choix des produits adéquats et la commande auprès du fournisseur ne représentent qu'une petite partie du travail. Au plus tard lorsque la facture pour les marchandises livrées arrive, c'est le signal de départ d'actions qui prennent beaucoup de temps et qui sont parfois très énervantes. Les mêmes questions reviennent sans cesse :
Qui a passé la commande ? Existe-t-il une demande d'achat à ce sujet ? Où se trouve le bon de livraison ? Pour quel contrat la marchandise était-elle nécessaire ? Qui doit valider le paiement ? Dans quel délai le paiement doit-il être effectué ?
L'idéal serait donc bien d'avoir une solution simple à ce problème. Et c'est ce que propose le Procure-to-Pay. Nous vous expliquerons volontiers de quoi il s'agit et quels avantages vous obtiendrez.
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Procure-to-Pay, Purchase-to-Pay ou P2P signifie "de l'achat (Purchasing) au paiement". Cela signifie que le processus d'e-procurement, c'est-à-dire l'achat de biens et de services assisté par voie électronique, ne s'arrête pas à la livraison. Procure-to-Pay comprend toutes les étapes du processus d'approvisionnement au sein d'une entreprise. Cela va donc de l'expression des besoins jusqu'au traitement et au règlement de la facture.
Ainsi, Procure-to-Pay est une solution globale qui fournit à tout moment un aperçu complet des processus d'approvisionnement actuels. Le P2P est une aide précieuse, en particulier pour les entreprises et les exploitations ayant un grand nombre de fournisseurs et un volume élevé de commandes, afin de pouvoir gérer efficacement les ressources disponibles dans le domaine des achats.
Dans notre guide Processus d'approvisionnement, nous avons détaillé précisément les différentes étapes de l'approvisionnement en marchandises. C'est pourquoi nous souhaitons présenter ici, dans cette section, l'approvisionnement sous une forme un peu plus simple. La caractéristique essentielle du processus P2P complet est la transmission sans faille des données et des informations, sans rupture de médias. En d'autres termes, grâce à l'e-procurement, il n'est plus nécessaire de remplir à la main des fiches ou des formulaires et de les réintroduire manuellement dans le système par la suite. Toutes les informations, de l'annonce des besoins au paiement en passant par les scénarios de validation, sont représentées de manière automatique et claire en tant que processus global dans le système ERP interne à l'entreprise.
Vue d'ensemble des différentes étapes P2P
Approvisionnement
Paiement
1. Demande d'achat
2. Validation de la commande
3. Commande de marchandises
4. Réception de marchandises
5. Facture électronique
6. Rapprochement de factures
7. Autorisation de paiement
8. Règlement de la facture
Dans l'idéal, les processus se déroulent automatiquement. Par exemple, lorsque le stock minimum de consommables est atteint, le système génère automatiquement une commande. Après réception de la marchandise et de la facture électronique, une comparaison avec la commande a lieu et la facture peut être validée pour le paiement. Aucun document n'est donc envoyé sous forme papier, mais les processus Procure-to-Pay sont gérés par des messages EDI (Electronic Data Interchange ou échange électronique de données). Le personnel chargé des achats est alors uniquement occupé à surveiller les commandes en cours.
Pour pouvoir utiliser une solution d'e-procurement comme P2P, un système ERP est nécessaire. ERP est l'acronyme anglais d'Enterprise Resource Planning. Par définition, il s'agit d'une aide logicielle à la planification pour les entreprises afin de pouvoir utiliser de manière optimale les capacités disponibles.
Selon le fabricant du logiciel, l'éventail des logiciels ERP s'étend de la gestion des matériaux à la Recherche & développement, en passant par la finance et la comptabilité, la gestion du personnel, la fabrication, la vente et les services. Pour pouvoir utiliser Procure-to-Pay, le domaine de la gestion des matériaux doit être couvert et inclure toutes les procédures internes à l'entreprise pour l'approvisionnement en matériaux.
De tels systèmes offrent très souvent la possibilité de se connecter à un fournisseur par OCI ou e-catalogue. Les demandes d'achat peuvent ainsi être effectuées directement dans le système ERP interne à l'entreprise. De plus, le logiciel ERP doit être en mesure de traiter les données transmises électroniquement par connexion EDI. Bien entendu, les fournisseurs ou les sous-traitants doivent également soutenir numériquement le processus Procure-to-Pay. Pour se connecter à Conrad, nous mettons volontiers à disposition de nos clients entreprises la connexion EDI nécessaire.
Même si le processus P2P semble très complexe au premier abord, les avantages de l'utilisation d'une solution P2P sont énormes. Nous avons brièvement résumé ici quelques-uns des points les plus importants :
Dans un marché mondial qui s'accélère, les processus existants doivent toujours être remis en question et optimisés si nécessaire. Cela est d'autant plus important lorsque, par exemple, les processus d'approvisionnement sont liés à des coûts organisationnels élevés. Dans le cadre de la transformation numérique, la solution Procure-to-Pay offre un outil précieux pour réduire ces coûts. De plus, elle permet une collaboration entre les services de toutes les personnes impliquées dans le processus d'approvisionnement. Néanmoins, toutes les procédures d'achat restent transparentes et il est possible de réagir rapidement aux changements de situation. Et le meilleur : bien que Procure-to-Pay soit une solution moderne et globale, l'ensemble du processus P2P peut être créé et mis en place progressivement.