Poste de travail digital : Efficacité et productivité au bureau, en télétravail et en déplacement
Mise à jour : 27.05.2024 | Durée de lecture : 6 minutes
Le travail collaboratif moderne, accessible depuis n'importe où, est désormais la norme. Ce n'est plus le lieu, mais la manière dont s'effectue le travail d'équipe qui prime. Les horaires de travail fixes et le poste de travail classique au bureau ne sont plus assez flexibles pour répondre aux exigences actuelles du monde des affaires. Les modes de travail hybrides permettent aux entreprises de tous les secteurs de gagner en flexibilité, en efficacité et en résilience. Et le travail hybride est indispensable pour attirer et fidéliser les talents (expérience employé et équilibre entre vie professionnelle et vie privée).
Mais comment les responsables peuvent-ils créer des conditions cadres optimales ? Comment les entreprises peuvent-elles tirer parti des avantages des modèles de travail hybrides ? Le poste de travail numérique – également appelé Digital Workplace, Digital Workspace ou Modern Workplace – joue un rôle central dans la mise en œuvre du travail hybride. Il est la clé de la numérisation des processus de travail, de l'amélioration de l'efficacité et de l'utilisation de l'intelligence artificielle (IA).
Qu'entend-on par « poste de travail numérique » ?
La collaboration numérique a transformé la communication externe et interne au sein des entreprises. Aujourd’hui, les équipes doivent communiquer de manière agile et en réseau. La communication à distance entre collaborateurs, partenaires commerciaux et clients s'est ainsi considérablement développée. L'échange d'informations s'effectue désormais systématiquement via des canaux en ligne et des plateformes UCaaS (Unified Communications as a Service). Pour cela, les entreprises ont besoin d'une infrastructure de communication et de collaboration que leurs collaborateurs peuvent utiliser où qu'ils se trouvent et avec tous les terminaux pertinents, tels que les PC, les ordinateurs portables et les smartphones.
L'espace de travail numérique est synonyme de travail productif, mobile et sécurisé, s'appuyant sur les nouvelles technologies et les outils numériques. Il s'agit d'une plateforme de travail entièrement numérisée, accessible depuis n'importe où, qui prend en charge les processus métier modernes.
L'environnement de travail numérique transfère l'ensemble des flux de travail dans l'espace virtuel. Grâce à cet espace de travail, les collaborateurs accèdent à des applications, des services, des outils et des données qui favorisent une collaboration en réseau. L'objectif est de mettre à disposition toutes les informations nécessaires à tout moment, en tout lieu et rapidement. Les équipes peuvent ainsi passer d'un site à l'autre et s'adapter à différents horaires.
Les entreprises qui souhaitent continuer à prospérer à l'avenir doivent axer leur culture d'entreprise sur l'innovation et la durabilité. Chaque collaboratrice et chaque collaborateur contribue à la création de valeur. Il est donc d'autant plus important de créer des conditions de travail optimales pour tous. Ainsi, chaque maillon de la chaîne peut donner le meilleur de lui-même.
L'espace de travail numérique répond à de nombreuses exigences des entreprises modernes :
Les collaborateurs et les équipes apprécient un espace de travail personnalisé, sans distraction et hautement intégré, propice au travail intelligent et mobile. La solution pratique consiste à regrouper la communication au sein d’une plateforme unique qui offre toutes les fonctionnalités nécessaires et qui est acceptée par l’ensemble des collaborateurs. L’environnement de travail numérique réduit les changements de contexte liés au passage incessant d’un outil à l’autre. Les traductions en ligne et la transcription en direct des réunions, les fonctions d'assistance par IA et les résumés automatiques des réunions permettent de gagner un temps précieux.
Dans les services spécialisés, il est essentiel de pouvoir échanger rapidement des informations, de travailler ensemble sur des documents, de les partager et d'accéder aux résultats du travail.
Les services marketing et commerciaux ont besoin d'un accès permanent aux données relatives au marché et à la clientèle. Les campagnes multicanales et l'exploitation des informations issues des réseaux sociaux prennent également de plus en plus d'importance.
Les services informatiques visent une infrastructure informatique fiable, sécurisée et facile à maintenir.
La Direction recherche une hausse de la productivité et de l’efficacité à coûts réduits, des cycles d’innovation plus courts, une sécurité des investissements et un renforcement de la compétitivité.
Le Digital Workplace est un concept global qui exige des stratégies de mise en œuvre dans de nombreux domaines. C’est la seule manière de connecter, au-delà des services, les contenus, les outils et l’organisation.
Cela commence par l’environnement de travail (pièce et bureau), se poursuit avec les équipements individuels (PC, ordinateur portable, convertible et smartphone) et les technologies (hub cloud pour la collaboration interdisciplinaire), jusqu’à l’être humain (onboarding et renforcement de l’adhésion des utilisateurs grâce à des formations). Avec une vision d’ensemble, le Digital Workplace ne se limite pas aux espaces, aux matériels et aux logiciels, mais concerne aussi l’organisation des processus métier et l’ensemble de la structure.
De nombreuses entreprises ont acquis une capacité de travail à distance et ont digitalisé une partie des postes de travail. Toutefois, la disponibilité technologique n’est souvent pas encore suffisamment avancée pour permettre l’équipement numérique de tous les postes concernés.
Chaque entreprise suit sa propre approche du Digital Workplace. Dans un processus continu, identifiez la forme et le niveau de maturité des modèles de travail hybrides les plus adaptés à votre organisation. Repérez les obstacles et définissez vos objectifs. Tout ne doit pas être en ligne, ni se dérouler au bureau. Déterminez précisément les besoins en équipements : caméras, microphones, micro-casques et solutions de salles de réunion.
La productivité et l’expérience des collaborateurs sont des facteurs clés de succès dans les environnements de travail hybrides. Les équipes hybrides dépendent fortement de la technologie du Digital Workplace. Avec les bons terminaux mobiles, il est possible de travailler partout de manière productive et orientée objectifs. Pour garantir des résultats performants, les collaborateurs ont besoin d’équipements adaptés à leur lieu de travail privilégié : bureau, télétravail ou mobilité. Les appareils doivent être flexibles et faciles à gérer. Grâce au Wi-Fi rapide et à la 5G, le travail indépendant du temps et du lieu devient une réalité.
Le choix des technologies dépend avant tout des exigences de l’entreprise. Les besoins et le confort des collaborateurs jouent également un rôle. Les utilisateurs majoritairement mobiles privilégient des ordinateurs portables compacts, économes en énergie, légers et dotés d’une longue autonomie. Les modèles orientés performance offrent aux utilisateurs exigeants la puissance nécessaire pour des processus complexes.
La durabilité et les concepts de service sont également essentiels pour maintenir les équipes connectées sur le long terme et alléger la charge des équipes informatiques. Conrad propose des gammes d’équipements adaptées, avec différents niveaux de configuration et de performance.
Conseil : renforcez les compétences numériques et la motivation de vos collaborateurs grâce à des formations.
Les périphériques et accessoires sont souvent négligés dans l’équipement du poste de travail numérique. L’efficacité en pâtit souvent, faute de micro-casques et de caméras adaptés à un usage professionnel pour garantir une transmission optimale du son et de l’image dans les deux sens. Un casque audio de qualité réduit les bruits ambiants et assure un confort pendant des heures. De même, les ordinateurs portables ne peuvent pas exploiter pleinement leur flexibilité sans station d’accueil ni second écran. Pensez aussi aux détails en apparence mineurs, comme les câbles de connexion pour écrans externes ou les filtres de confidentialité pour les déplacements en transports. Une sacoche adaptée fait également partie de l’équipement, permettant de transporter et de protéger en toute sécurité l’ordinateur portable et ses accessoires.
Réunions vidéo hybrides, chats, espaces virtuels, tableaux blancs numériques et événements : les besoins des entreprises sont variés et évoluent. Vous constatez un manque d’efficacité dans la communication et la collaboration hybrides au sein de votre entreprise ? Il est temps d’optimiser vos processus avec la bonne plateforme cloud.
Avec Microsoft 365 comme solution bureautique, de nombreuses entreprises disposent déjà d’une base solide pour le Digital Workplace. Microsoft Teams, Zoom et des plateformes similaires renforcent l’intensité des échanges et améliorent la circulation de l’information. Elles centralisent la communication de l’entreprise sur une seule plateforme et créent un écosystème de collaboration globale. Les entreprises gardent la liberté de choisir où et comment échanger, ainsi que les appareils utilisés.
La plateforme permet de collaborer en temps réel, de partager des fichiers, des écrans et des commentaires. Les collaborateurs passent facilement du téléphone à la vidéo ou au chat, envoient des fichiers, partagent des contenus et planifient des réunions. Les arrière-plans virtuels transforment chaque lieu en espace de travail. La communication avec les prestataires, fournisseurs, clients et candidats s’effectue également via ces outils. Le contrôle des accès et le chiffrement garantissent que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux services cloud.
Conseil : les applications métier courantes s’intègrent facilement dans ces plateformes, évitant ainsi de naviguer entre différents outils dans l’environnement de travail numérique.
Repenser les salles de conférence à l'ère du travail hybride
La digitalisation et les modèles de travail hybrides transforment la fonction du bureau : aux côtés des concepts de partage de bureau dédiés au travail concentré, les petites et grandes salles de réunion s’imposent comme des espaces de collaboration. Réunions, visioconférences, présentations, brainstormings ou webinaires : adaptez vos salles de réunion au travail hybride et laissez le choix à vos collaborateurs. De nouveaux concepts d’espaces deviennent essentiels pour favoriser les échanges créatifs et les rencontres en présentiel, complétés par des zones lounge dédiées au brainstorming informel et aux interactions sociales.
Pour des processus collaboratifs efficaces, les entreprises ont besoin d’espaces équipés pour le travail en équipe, avec des technologies vidéo et audio modernes. Des processus collaboratifs performants augmentent la productivité et renforcent la satisfaction des équipes – qu’il s’agisse de lancer rapidement une réunion hybride, de partager un écran sans fil ou de commenter en temps réel sur un tableau blanc numérique. À l’inverse, des réunions inefficaces coûtent du temps et de l’argent.
Lors de la mise en place de salles de visioconférence hybrides, veillez à adapter les solutions matérielles et logicielles à l’usage prévu. Pensez également à intégrer un système de réservation permettant aux équipes de gérer l’occupation des salles de réunion.