Procure-to-Pay » Effizienz vom Einkauf bis zur Bezahlung
Veröffentlicht: 10.02.2022 | Lesedauer: 5 Minuten
Der Wareneinkauf in Betrieben und Firmen ist immer wieder eine arbeitsintensive Angelegenheit. Dabei nehmen die Auswahl der passenden Produkte und die Bestellung beim Lieferanten lediglich den geringsten Anteil in Anspruch. Spätestens wenn die Rechnung für die gelieferten Waren eintrifft, ist das der Startschuss für zeitfressende und zum Teil recht nervige Aktionen. Dabei tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf:
Wer hat das bestellt? Gibt es dazu eine Bestellanforderung? Wo ist der Lieferschein? Für welchen Auftrag wurde die Ware benötigt? Wer muss die Zahlung freigeben? Bis wann muss die Zahlung erfolgen?
Da wäre es doch schön, wenn es dafür eine einfache Lösung geben würde. Und die gibt es mit Procure-to-Pay. Gerne erklären wir ihnen genauer was das ist und welche Vorteile Sie dadurch haben.
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Procure-to-Pay oder auch Purchase-to-Pay bzw. P2P bedeutet so viel wie vom Einkauf (Purchasing) bis zur Bezahlung. Gemeint ist damit, dass der E-Procure-Prozess, also die elektronisch unterstützte Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, nicht bei der Lieferung endet. Procure-to-Pay beinhaltet vielmehr alle Schritte des Beschaffungs-Prozesses innerhalb eines Unternehmens. Also von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bearbeitung und Bezahlung der Rechnung.
Somit ist Procure-to-Pay eine ganzheitliche Lösung, die zu jeder Zeit einen umfassenden Überblick über die aktuellen Beschaffungsprozesse liefert. Besonders in Unternehmen und Betrieben mit einer Vielzahl an Lieferanten und einem hohen Bestellaufkommen ist P2P eine wertvolle Hilfe, um effizient mit den vorhandenen Ressourcen im Einkauf umgehen zu können.
In unserem Ratgeber Beschaffungsprozess haben wir die einzelnen Schritte bei der Warenbeschaffung genau aufgelistet und ausführlich beschrieben. Deshalb möchten wir hier in diesem Abschnitt die Beschaffung in einer etwas einfacheren Form darstellen. Das wesentliche Merkmal des kompletten P2P-Prozesses ist die nahtlose Weitergabe von Daten und Informationen ohne medialen Bruch. Das bedeutet: Dank E-Procurement müssen keine Zettel oder Formulare handschriftlich ausgefüllt und später wieder manuell in das System eingegeben werden. Alle Informationen, von der Bedarfsmeldung über die Freigabeszenarien bis hin zur Bezahlung, werden automatisiert als ganzheitlicher Prozess übersichtlich im betriebsinternen ERP-System abgebildet.
Übersicht der einzelnen P2P-Schritte
Beschaffung
Bezahlung
1. Bedarfsanforderung
2. Bestellfreigabe
3. Warenbestellung
4. Wareneingang
5. Elektronische Rechnung
6. Rechnungs-Abgleich
7. Bezahlfreigabe
8. Begleichen der Rechnung
Im Idealfall laufen die Prozesse automatisch ab. Wenn zum Beispiel der Mindestbestand bei Verbrauchsmaterialien erreicht wird, erzeugt das System selbsttätig eine Bestellung. Nach dem Erhalt der Ware und dem Eingang der elektronischen Rechnung findet ein Abgleich mit der Bestellung statt und die Rechnung kann zur Bezahlung freigegeben werden. Es werden also keine Dokumente in Papierform geschickt, sondern die Procure-to-Pay-Prozesse werden durch EDI-Nachrichten (Electronic Data Interchange) abgewickelt. Die verantwortlichen Personen im Einkauf sind dann lediglich mit dem Überwachen der aktuell laufenden Aufträge beschäftigt.
Um eine E-Procurement-Lösung wie P2P nutzen zu können, ist ein ERP-System erforderlich. Die Abkürzung ERP kommt aus dem englischen Sprachgebrauch und steht für Enterprise Resource Planning. Laut Definition handelt es sich hierbei um eine softwaregestützte Planungshilfe für Unternehmen, um die zu Verfügung stehenden Kapazitäten optimal einsetzen zu können.
Je nach Softwarehersteller reicht die Bandbreite der ERP Software von Materialwirtschaft, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Fertigung, Verkauf und Dienstleistungen bis hin zu Forschung und Entwicklung. Um Procure-to-Pay nutzen zu können, muss der Bereich Materialwirtschaft abgedeckt sein und alle betriebsinternen Vorgehensweisen für die Materialbeschaffung beinhalten.
Solche Systeme bieten sehr oft die Möglichkeit, einen Lieferanten per OCI oder eKatalog anzubinden. Dadurch können Bestellanforderungen direkt im betriebsinternen ERP-System getätigt werden. Zudem muss die ERP-Software in der Lage sein, die per EDI-Anbindung elektronisch übermittelten Datensätze verarbeiten zu können. Selbstverständlich müssen auch die Lieferanten bzw. Zulieferfirmen den Procure-to-Pay Prozess digital unterstützen. Bei der Anbindung an Conrad können wir unseren Firmenkunden die erforderliche EDI-Anbindung gerne zur Verfügung stellen.
Auch wenn der P2P-Prozess im ersten Moment sehr komplex wirkt, sind die Vorteile bei der Nutzung einer P2P-Lösung enorm. Einige der wichtigsten Punkte haben wir hier kurz zusammengefasst:
In einem immer schneller tickenden globalen Markt müssen bestehende Prozesse stets hinterfragt und bei Bedarf optimiert werden. Dies ist umso wichtiger, wenn zum Beispiel Beschaffungsprozesse mit entsprechend hohen organisatorischen Kosten verknüpft sind. Im Zuge der digitalen Transformation bietet sich mit Procure-to-Pay ein wertvolles Hilfsmittel, diese Kosten zu reduzieren. Zudem wird eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit aller am Procurement-Prozess beteiligten Personen ermöglicht. Trotzdem bleiben sämtliche Beschaffungsvorgänge transparent und es kann schnell auf veränderte Situationen reagiert werden. Doch das Beste: Procure-to-Pay ist zwar eine moderne und ganzheitliche Lösung, der gesamte P2P-Prozess kann aber schrittweise aufgebaut und eingeführt werden.