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Ratgeber
Bürobedarf: Diese Artikel dürfen im Büro nicht fehlen
Bürobedarf umfasst alles, was für die Arbeit im Office notwendig ist. Einrichtungsgegenstände zählen ebenso dazu wie Technik und Verbrauchsmaterial. Wer ein Unternehmen gründet und erstmalig ein Büro ausstattet, muss mit einem begrenzten Budget haushalten. In diesem Fall ist es entscheidend, zwischen unentbehrlichen und nicht zwingend notwendigen Produkten zu differenzieren.
Was Sie für reibungslose Arbeitsabläufe brauchen, hängt von den konkreten Aufgaben und Anforderungen ab. Führen Sie Meetings, Präsentationen oder Schulungen durch? Versenden Sie viele Briefe und Pakete? Empfangen Sie Kund*innen und Geschäftspartner in Ihrem Büro? Diese sowie andere Gegebenheiten sind nicht für jedes Unternehmen gleichermassen relevant und erfordern jeweils eine spezielle Ausstattung mit Bürobedarf.
Die individuelle Arbeitsorganisation spielt ebenfalls eine Rolle für die Auswahl der Artikel, vor allem der Digitalisierungsgrad. Wenn Sie viele Dokumente digital erstellen, versenden und archivieren, brauchen Sie weniger Papier und Ablagemöglichkeiten. Trotz allem ist ein kompletter Verzicht auf klassische Büroartikel wie Notizzettel, Stifte und Mappen kaum vorstellbar.
Funktionelle und ergonomische Büromöbel
Funktionalität, Ergonomie und Optik sind massgebliche Entscheidungskriterien bei der Auswahl von Büromöbeln und Einrichtungsgegenständen. Sie beeinflussen die Qualität und Effizienz der täglichen Arbeit. Achten Sie auf ausreichend Platz und eine vorteilhafte Beleuchtung für die einzelnen Arbeitsplätze.
Bürotische gibt es in verschiedenen Grössen und Formen. Entscheidend ist, dass ein Tisch genügend Fläche für alles bietet, was Mitarbeiter*innen brauchen. Dazu gehören neben einer freien Schreibfläche die Computertechnik, das Telefon und Ablagemöglichkeiten für Arbeitsmittel sowie Büromaterial. Nützliche Ergänzungen sind Schreibtischaufsätze für mehr Stauraum, Telefonträger und Halterungen für den Bildschirm. Letztgenannte lassen sich durch Schwenken und Kippen individuell ausrichten. Es gibt auch Ausführungen für zwei Monitore. Bürotische sind im Idealfall höhenverstellbar. Einige Modelle ermöglichen den unkomplizierten Wechsel zwischen der Sitz- und Stehposition, was den Rücken entlastet und die Konzentration fördert. Mitunter sind Rollen für den flexiblen Transport vorhanden.
Komfortable Bürostühle unterstützen Sitzhaltungen, die über längere Zeit konzentriertes Arbeiten erlauben und den Rücken schonen. Darüber hinaus können Sie die Ergonomie mit einer Fussstütze und einem orthopädischen Sitzkissen verbessern. Für Arbeitsplätze, die nur gelegentlich genutzt werden, eignen sich platzsparende Hocker.
Zur sicheren Unterbringung von Computertechnik und Peripheriegeräten wie Drucker und Scanner gibt es spezielle EDV-Möbel. Sie haben oft die Form fahrbarer Funktionswagen mit Ablagemöglichkeiten und Fächern. Selbst komplette Arbeitsstationen mit Stauraum für Technik und Material werden in dieser mobilen Form angeboten. Daneben sind Rollcontainer in Büros beliebt, da sie sich bei Bedarf unter den Bürotisch oder an beliebige Orte schieben lassen.
Büroeinrichtung mit Wohlfühlfaktor
Conrad hat viele weitere Einrichtungsgegenstände für das Büro im Sortiment. Dazu zählen unter anderem Kabelhalter, Briefkästen, Wanduhren und Türschilder. Garderobenständer, Schlüsselkasten und Pinnwand gehören ebenfalls zum typischen Bürobedarf.
Achten Sie auf ein durchdachtes Lichtkonzept, denn dieses beeinflusst sowohl die Arbeitsqualität als auch langfristig die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter*innen.
Unerlässlich sind eine ausreichende Beleuchtungsstärke, eine angemessene Lichtfarbe sowie Blendfreiheit. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Bürolampen, mit denen Sie die individuellen Lichtverhältnisse optimal gestalten können. Neben der Beleuchtung für den gesamten Raum liefern Tischleuchten und Monitorleuchten gezielt Licht für die einzelnen Arbeitsplätze.
Vergessen Sie nicht den Wohlfühlfaktor im Büro, denn dieser wirkt sich positiv auf das Leistungsvermögen aus. Pflanzen und Bilder leisten hierfür ebenso ihren Beitrag wie die Ausstattung der Büroküche mit Kaffeemaschine, Kühlschrank und ansprechendem Geschirr. Von Vorteil ist ein Vorrat an Kaffee und Tee. Für eine angenehme Arbeitsumgebung optimiert ein Ventilator oder Heizelement die Temperatur im Büro und ein Filter die Luftqualität.
Computer- und Telefontechnik für effizientes Arbeiten
Massgebliche Elemente des Bürobedarfs sind technische Geräte, in erster Linie die Computertechnik. Dazu gehören Desktop-PCs, Notebooks, Tastaturen, Mäuse sowie weiteres Computer-Zubehör. Achten Sie dabei jeweils auf angemessene Leistungsmerkmale, verfügbares Zubehör und notwendige Anschlüsse. Für mobiles Arbeiten können neben Notebooks auch Tablets eingesetzt werden. Zur Datensicherung gehören Speichermedien wie USB-Sticks und externe Festplatten zum Bürobedarf.
Falls Sie nicht komplett papierlos arbeiten, brauchen Sie Drucker, Scanner und Kopierer als Einzelgeräte oder Kombination. Ein Beamer gehört zur Büroausstattung, wenn im Unternehmen Präsentationen beziehungsweise Schulungen stattfinden.
Welche Telefontechnik sich für Ihr Büro eignet, hängt von der Anzahl der Arbeitsplätze und den konkreten Aufgaben ab. Sie haben die Wahl aus Einzeltelefonen oder einer kompletten Telefonanlage mit mehreren Anschlüssen. Wenn häufig Personengruppen im selben Raum an einem Telefongespräch teilnehmen, lohnt sich der Kauf eines Konferenztelefons.
Technisches Zubehör: Unverzichtbare Hilfen im Arbeitsalltag
Die Bürotechnik umfasst weitere Artikel zur Unterstützung verschiedener Aufgaben und Tätigkeiten. So helfen Kopfhörer und Headsets dabei, konzentriert zu arbeiten. Mitarbeiter*innen, die häufig telefonieren oder an Videocalls teilnehmen, profitieren von einem Headset mit Funktionen wie Lautstärkeregelung und Geräuschunterdrückung. Kabellose Headsets sorgen für zusätzlichen Komfort. Für eine ansprechende Bild- und Tonqualität bei Online-Präsentationen lohnt sich der Kauf einer separaten Webcam.
Diktiergeräte sind ein beliebtes Hilfsmittel für die Texterstellung und bieten mehr Komfort als die entsprechende Smartphone-Funktion. Viele Arbeitsplätze sind mit einem Taschenrechner ausgestattet, ob als Grafikrechner zur Lösung anspruchsvoller Aufgaben oder für simple Kalkulationen. Falls Sie Ausdrucke der Berechnungen brauchen, nutzen Sie einen Tischrechner mit Papierrolle.
Unverzichtbar ist ein Schredder für die sichere Vernichtung von Unterlagen und Datenträgern. Wenn Sie regelmässig mit ausgedruckten Dokumenten arbeiten, beispielsweise für Berichte oder Präsentationen, profitieren Sie von Binde- und Laminiertechnik. Für die Kennzeichnung des Inventars und anderer Gegenstände haben sich Beschriftungsgeräte bewährt.
Vertrauliche Dokumente werden geschützt in einem Tresor gelagert. Zur Aufbewahrung von Bargeld für kleinere Ausgaben benötigen Sie eine Geldkassette oder Kasse. Je nach Art des Unternehmens können Terminals für die Kartenzahlung oder Barcode-Scanner ebenfalls zur notwendigen Bürotechnik zählen. Eventuell brauchen Sie auch ein MDE-Gerät zur mobilen Datenerfassung oder ein System für die Zutrittskontrolle.
Arbeitsmittel und Verbrauchsmaterial für jedes Büro
Vieles lässt sich bei der Büroarbeit digital organisieren, jedoch sind Papierunterlagen für die meisten Unternehmen weiterhin relevant. Aus diesem Grund sollten Papier für Drucker und Kopierer sowie Toner oder Tintenpatronen immer vorrätig sein. Eine vorteilhaft organisierte Dokumentenablage ist Voraussetzung für effiziente Arbeitsabläufe und die Erfüllung von Dokumentationspflichten. Dafür brauchen Sie Materialien wie Register, Ordner, Mappen und Trennblätter.
Möglicherweise brauchen Sie bestimmte Formulare, etwa für Quittungen oder Verträge. Planen Sie, welche Stempel die einzelnen Mitarbeiter*innen benötigen. Agenda und Papierkorb vervollständigen den Büroarbeitsplatz.
Für den Versand von Briefen, Prospekten oder Warenmustern müssen ausreichend Umschläge und Verpackungsmaterialien wie Kartons und Klebeband vorhanden sein. Eine Briefwaage hilft Ihnen bei der korrekten Frankierung. Empfehlenswert ist ein Vorrat an verschiedenen Etiketten für den Versand und die Kennzeichnung von Mappen und Gegenständen.
Der Bürobedarf umfasst ebenso Artikel, die nicht direkt zu den Arbeitsmaterialien gehören. Unentbehrlich ist ein Erste-Hilfe-Set, damit Mitarbeiter*innen im Notfall ohne Verzögerung helfen können. Auch Feuermelder und Feuerlöscher müssen in der vorgeschriebenen Anzahl vorhanden sein. Denken Sie an Reinigungsutensilien, ob für den Raum oder speziell für die Bürotechnik. Hygieneartikel wie Seifenspender und Handtücher dürfen ebenfalls nicht fehlen.
Die Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze mit Büromaterial hängt von der Art der Aufgaben ab. Fast jeder Arbeitsplatz ist mit dem klassischen Bürobedarf ausgestattet. Dazu gehören zum Beispiel die folgenden Artikel:
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Schreibzeug: Kugelschreiber, Textmarker, Bleistifte, Radiergummi und Spitzer
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Locher
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Heftgeräte
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Schere
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Lineal
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Haftnotizen
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Notizbuch oder -block
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Taschenrechner
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Büroklammern
Fazit: Den Bürobedarf individuell planen
Welche Büroartikel Sie für Ihr Unternehmen brauchen, lässt sich nicht pauschal sagen. Eine gewisse Grundausstattung ist in jedem Büro vorhanden. Der weitere Bürobedarf richtet sich danach, welche konkreten Aufgaben zu erledigen sind und wie die Büroarbeit organisiert ist.
Planen Sie sorgfältig, bevor Sie Einrichtungsgegenstände und Material kaufen, und beziehen Sie dabei die Mitarbeiter*innen ein. Das Sortiment von Conrad bietet Ihnen Anregungen für die Büroausstattung. Hier finden Sie eine Auswahl an Produkten, mit denen sich der Arbeitsalltag besser und effizienter gestalten lässt.