Comparatif des systèmes de vidéoconférence
Les visioconférences, la téléphonie par Internet et les appels de groupe sont des moyens efficaces pour effectuer le travail de bureau à distance. Les systèmes de vidéoconférence permettent aux collaborateurs de participer à des réunions en face à face, où qu'ils se trouvent. Les interlocuteurs se voient et s'entendent comme s'ils étaient assis dans la même pièce. Cela permet d'organiser des réunions spontanées dans tous les secteurs d'activité, quel que soit l'endroit où se trouvent les interlocuteurs dans le monde.
Les solutions basées sur le cloud offrent une multitude de fonctions qui rendent les tables rondes et les réunions en personne superflues : Mener des discussions en son et image au niveau personnel, se concerter en équipe via des chats, organiser des formations et des présentations, partager l'écran en appuyant sur un bouton et envoyer des fichiers à la ronde. Les enregistrements audio et vidéo des réunions ainsi que les comptes-rendus de chat créés automatiquement permettent d'informer les collègues qui ne peuvent ou ne veulent pas participer. Tout cela rationalise les flux de travail, fait gagner du temps, augmente la productivité, réduit la bureaucratie et diminue les coûts, par exemple liés aux déplacements ou à la location de salles de réunion. De plus, les appels vidéo sont toujours plus personnels qu'un message en ligne, un e-mail ou une conversation téléphonique.
La pandémie de coronavirus souligne l'importance des outils professionnels de visiophonie pour une collaboration efficace avec les participants en télétravail. La Covid-19 a en effet relégué temporairement de nombreux employés au bureau à domicile. Le dirigeant de Facebook Mark Zuckerberg et d'autres spécialistes s'attendent à ce que l'épidémie ait déclenché un changement profond vers le travail en dehors du bureau. On peut s'attendre à ce que de nombreux collaborateurs poursuivent leurs tâches professionnelles sur leur lieu de travail à domicile, même après la fin de la crise. Cela déclenche un changement de mentalité même dans les entreprises qui étaient jusqu'à présent moins ouvertes aux réunions vidéo.
Les processus clients peuvent également être optimisés par vidéoconférence. Cela augmente le degré de liberté des deux côtés et rend les accords avec les clients plus flexibles. Les conseillers, les collaborateurs intervenant à l'extérieur ou les techniciens d'assistance peuvent décider avec les clients si le temps consacré à une réunion sur place, y compris les déplacements, ne serait pas mieux investi dans une vidéoconférence.
La demande fulgurante en conversations vidéo depuis la crise du coronavirus a donné des ailes aux nouveaux venus comme Zoom et au classique Skype. Les solutions de visiophonie comme WhatsApp et Facetime d'Apple, conçues principalement pour les besoins des utilisateurs privés, manquent de fonctions B2B pour la communication en équipe. Dans le quotidien des entreprises, elles conviennent tout au plus aux appels en tête-à-tête et aux mini-conférences occasionnelles. Skype s'est fermement établi comme standard pour les appels vidéo et les conférences avec jusqu'à 50 participants. La variante professionnelle Skype for Business est désormais remplacée par Microsoft Teams.
Facebook emprunte une voie intermédiaire en matière d'orientation professionnelle avec les salons Messenger, avec lesquels le réseau social souhaite se positionner sur le marché des fournisseurs de vidéoconférences. Dans les salons à vidéoconférences, jusqu'à 50 participants peuvent prendre part à un appel vidéo, y compris le partage d'écran. L'initiateur crée le salon virtuel nécessaire dans Messenger. Il peut être réservé à un cercle fixe de participants ou être public. L'invitation à la conférence web se fait au moyen d'un lien qui permet aux autres participants de rejoindre la conférence sur leur smartphone ou dans leur navigateur. Un compte Facebook n'est pas nécessaire. La fonction Salons devrait également faire partie de WhatsApp.
Les systèmes de visioconférence professionnels offrent plus que des appels vidéo en petit ou en grand comité. Ils se distinguent par des fonctions de communication et de gestion d'équipe. Les services basés sur le cloud transforment les ordinateurs portables, les PC, les smartphones et les tablettes en Digital Workplace, favorisent la mobilité, améliorent le travail d'équipe, renforcent l'esprit d'équipe et font avancer la numérisation. Les conférences professionnelles dans des salles d'équipe virtuelles avec transmission en direct de l'image et du son ne sont qu'un pilier, les autres étant la collaboration, le partage de données, l'accès à distance aux écrans, le tableau blanc et l'attribution de droits.
Outre ceux mentionnés, il existe d'autres fournisseurs de services de visioconférence pour une utilisation en entreprise. Il s'agit notamment d'Amazon Chime, Bitrix24, BlueJeans, Jitsi Meet, Lifesize, Mikogo, Remobo, Tinychat et Vsee.
Ordinateur portable ou notebook
Pour organiser des réunions de travail numériques, il suffit d'un PC ou d'un appareil mobile comme équipement et d'une connexion Internet. Si l'on ne veut pas se faire remarquer par une mauvaise image et un mauvais son lors des réunions en ligne, il faut un équipement matériel raisonnable. Les ordinateurs portables et les notebooks relativement récents sont a priori équipés de manière standard pour les conférences vidéo et vocales. Plus rien ne s'oppose alors techniquement aux réunions en ligne avec des collègues ou des clients.
Webcam et micro-casque
Si vous souhaitez participer avec un PC de bureau, vous avez besoin d'une webcam avec un port USB qui offre au moins une résolution Full HD. Les caméras USB pour ordinateurs fixes disposent de microphones intégrés et peuvent également être utilisées, selon le modèle, avec des systèmes audio existants pour la communication externe, des kits mains libres ou des micro-casques.
Caméras vidéo pour les salles de réunion
Lorsque plusieurs personnes participent à une conférence dans une même salle, les fonctionnalités des caméras et microphones intégrés ou des webcams mono-utilisateur souvent ne suffisent pas. Les caméras vidéo spéciales pour les petites salles de réunion (huddle rooms) et les grandes salles de conférence se caractérisent par une haute résolution pour une image nette, un champ de vision englobant la pièce, des fonctions de panoramique, d'inclinaison et de zoom, un capteur de profondeur, un suivi du locuteur, un encodage matériel et des possibilités de commande à distance. Ces modèles conviennent non seulement aux petites salles pour les réunions de groupe, mais aussi aux grandes salles de conférence et de formation ainsi qu'aux amphithéâtres.
Solutions tout-en-un intégrées
Les solutions matérielles (terminaux vidéo) avec encodeur intégré à fixer sur un écran plat constituent une alternative aux webcams et aux caméras de conférence pour les salles de réunion. Elles sont proposées par Avaya, Cisco et Polycom. Les panneaux à écran plat tels que le Microsoft Surface Hub ou le Cisco Webex Board fonctionnent comme une solution intégrée tout-en-un.
Préparer la réunion
Définissez à l'avance un organisateur et un modérateur. Il décidera de l'ordre du jour, coordonnera l'heure et la durée de la réunion et animera la conférence.
Vérifier la communication
Vérifiez la compréhension avant les appels importants en passant un appel test à un collègue. Réglez la caméra et le microphone de manière à être bien vu et entendu. Si aucun collaborateur n'est disponible, utilisez les tests intégrés du logiciel de vidéoconférence.
Optimiser le WiFi
Votre image ne doit pas être floue ni saccadée dans votre bureau à domicile. Toutefois, en raison de l'éloignement du routeur et des conditions architecturales, les réseaux sans fil n'atteignent pas parfois la puissance de signal nécessaire à la transmission de vidéos HD sans interférences. Un répéteur WiFi, le Powerline ou le passage à un réseau radio Mesh sont des moyens simples d'optimiser la réception et donc la transmission de vidéos et de simplifier le partage de gros fichiers.
Avec un arrière-plan adéquat, vous assurez une image professionnelle.
Le bon arrière-plan
Lors d'appels professionnels depuis votre bureau à domicile, veillez à ce que l'arrière-plan soit approprié. Réfléchissez à la part de votre vie privée qui doit être visible. Les systèmes de vidéoconférence tels que Microsoft Teams ou Zoom offrent des options permettant de flouter ou de changer l'arrière-plan.
Veiller au silence
Les sonneries de téléphone portable, la musique, le bruit de la circulation à travers les fenêtres ouvertes et d'autres bruits ne doivent pas perturber la conférence.
Position optimale
Placez-vous au centre de l'appareil photo, à hauteur des yeux de l'écran, de manière à être bien visible et à couvrir une grande partie de la zone de prise de vue. Veillez à ce que la lumière soit agréable et sans ombre. La lumière directe du soleil à l'arrière-plan est éblouissante et stressante pour les autres participants à la conférence.