C-Teile Management » Effiziente Beschaffungsprozesse für C-Teile
Veröffentlicht: 01.02.2022 | Lesedauer: 7 Minuten
Der Wareneinkauf in Unternehmen und Betrieben ist jeden Tag eine echte Herausforderung. Denn je nach Art und Menge der zu beschaffenden Güter werden Verträge ausgehandelt, bei denen es zum Teil um mehrere Millionen Franken geht. Da ist es nicht verwunderlich, wenn sich die Einkaufsabteilungen schwerpunktmässig auf die grossen Projekte fokussieren.
Doch bei all dem Engagement dürfen auch die vielen kleinen und augenscheinlich preiswerten Artikel nicht vergessen werden. Leider werden diese sogenannten C-Teile in vielen Firmen eher stiefmütterlich behandelt. Dabei steckt gerade in diesem Bereich viel Potential für Einsparmassnahmen. Auch wenn die Artikelpreise verhältnismässig niedrig sind. Wir erklären Ihnen gerne, welche strategische Bedeutung das C-Teile Management hat und wie das Einsparpotential im vollen Umfang genutzt werden kann.
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In Unternehmen und Betrieben werden täglich unterschiedliche Güter und Waren benötigt. Diese müssen zeitnah zur Verfügung stehen, damit der Wertschöpfungsprozess nicht unterbrochen und die Supply Chain, also die Lieferkette zum Kunden, nicht gefährdet wird. Dabei macht es einen sehr grossen Unterschied, ob zum Beispiel eine Maschine, ein bestimmter Rohstoff oder diverse Kleinteile angeschafft werden müssen.
Die unterschiedlichen Warengruppen haben aufgrund der materiellen Wertigkeit und ihrer Bedeutung für den Betriebsablauf eine unterschiedliche Gewichtung. Der Begriff C-Teile leitet sich von der ABC-Analyse ab. Die ABC-Analyse wird genutzt, um eine genaue Unterteilung treffen zu können. Somit können alle benötigten Güter in drei Klassen (ABC-Teile) eingeteilt werden, die dann betriebsintern individuell behandelt und betreut werden.
Bei der ABC-Analyse werden die benötigte Menge in einem bestimmten Zeitraum und der Warenwert der zu beschaffenden Güter für die Beurteilung herangezogen. Die Menge-Wert-Zuordnung kann dann wie folgt aussehen:
Klassifizierung durch die ABC-Analyse
| Klassifizierung | Gemeinsame Klassenmerkmale | Menge-Wert-Zuordnung |
|---|---|---|
| A-Teile | Sehr geringe Anzahl und hoher Wert der einzelnen Positionen. | 10 - 20% der Warenmenge entsprechen rund 70 - 80% des Warenwertes. |
| B-Teile | Geringe Anzahl und mittlerer Wert der einzelnen Positionen. | 10 - 40% der Warenmenge entsprechen rund 10 - 25% des Warenwertes. |
| C-Teile | Hohe Anzahl und geringer Wert der einzelnen Positionen. | 50 - 70% der Warenmenge entsprechen rund 5 - 10% des Warenwertes. |
In vielen Unternehmen sind die klassischen C-Teile zum Beispiel Büroartikel und MRO-Güter. Produkte also, die für Wartung (Maintainance), Reparatur (Repair) und den Betrieb (Operations) notwendig sind. Aber auch Hygieneartikel, Arbeitsschutzausstattung und Verbrauchsstoffe zählen mit zu den C-Teilen.
Da C-Teile im Gegensatz zu den Gütern der Kategorie A oder B eher im unteren Preissegment anzutreffen sind, liegen sie oft nicht unbedingt im Fokus der Einkaufsabteilung. Doch das ist betriebswirtschaftlich gesehen ein grober Fehler.
Warenwert
Prozesskosten
Denn bei der Beschaffung müssen neben dem Warenwert auch unbedingt die damit verbundenen Prozesskosten berücksichtigt werden.
Also alle Kosten, die durch die Bestellung eines C-Teiles entstehen. Dazu zählen sämtliche Aufwendungen für die Produktauswahl, Lieferantenauswahl, Bestellvorgang, Warenannahme, Warenzuordnung, Warenverteilung, Rechnungsprüfung, Buchhaltung und Archivierung.
Bei A- und B-Teilen betragen die Prozesskosten im Schnitt rund 20% der Beschaffungskosten.
Da der Aufwand bei der Beschaffung von C-Teilen deutlich höher ist, entsprechen die Prozesskosten sehr oft ein Vielfaches des eigentlichen Warenwerts.
Prozeskosten verteuern den Einkauf erheblich
Eine einfache Kombizange, die der Lieferant für CHF 22 anbietet, kostet dem Unternehmen in Summe dann weit über CHF 100! Der Preis für diese eine Bestellung hat sich somit verfünffacht. Doch das ist noch nicht alles!
Bezogen auf die Stückzahl machen C-Teile den Löwenanteil bei den zu beschaffenden Gütern aus. Deshalb werden in einem durchschnittlichen Unternehmen jedes Jahr oft mehrere Tausend Einzelbestellungen aufgegeben.
Bei einem angenommenen, aber in der Praxis durchaus realen, Prozesskostenanteil von CHF 89 und einem jährlichen Bestellaufkommen von 6000 Aufträgen, multiplizieren sich nur die Prozesskosten schnell auf CHF 534'000.
Im schlimmsten Fall ist in einem Betrieb oder Unternehmen die C-Teile-Versorgung nicht zentral geregelt. Dann deckt sich jede Abteilung mehr oder weniger eigenverantwortlich mit den benötigten C-Teilen ein. Da sich die Abteilungen untereinander nicht abstimmen, werden identische Artikel mehrfach und bei unterschiedlichen C-Teile-Lieferanten bestellt. Dabei werden so gut wie keine Preisverhandlungen geführt oder Rabatte bzw. Staffelmengen genutzt. Diese und weitere negative Auswirkungen eines „wilden“ Einkaufs haben wir in unserem Ratgeber zum Thema Maverick-Buying ausführlich behandelt.
Das Ziel eines professionellen C-Teile-Managements ist es, die Beschaffung der benötigten Güter zu optimieren und dadurch die Kosten für diese Wirtschaftsgüter zu reduzieren. Dabei geht es aber nicht nur darum, bessere Produktpreise im Einkauf zu erzielen. Der weitaus grössere Hebel für die effiziente Beschaffung ist die Reduzierung der zum Teil hohen Prozesskosten. Darum betrifft das C-Teile Management nicht nur die Einkaufsabteilung. Vielmehr müssen alle im Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen mit einbezogen werden.
Zudem sollte das C-Teilemanagement nicht nur in der Beschaffung, sondern auch in der Produktion genutzt werden. Wobei das Teilemanagement in der Industrie bzw. im produzierenden Gewerbe deutlich leichter durchführbar ist. Denn der Bedarf an bestimmten Artikeln wie Schrauben, Muttern, Unterlegscheiben oder Kabelbindern steht im direkten Zusammenhang mit der Fertigung.
Dazu werden in der Produktion Warenausgabeautomaten, transportable Container oder Kanban Regal-/Box-Systeme genutzt. Die Warenentnahme, zum Beispiel aus dem Kanban Regal, wird dann elektronisch erfasst.
Zusammen mit den Kennzahlen des aktuellen Lagerbestandes und dem geplanten Bedarf können im ERP System Bestellungen automatisch und rechtzeitig generiert werden.
Ziel ist eine ständige Verfügbarkeit aller benötigten Teile ohne dabei hohe Lagerhaltungskosten zu verursachen.
Schwieriger wird das C-Teile Management in der Beschaffung. Denn dort spielen weit mehr Faktoren mit und der tatsächliche Bedarf ist nur begrenzt planbar. Aus diesem Grund wollen wir den Beschaffungsbereich etwas genauer betrachten.
Aufgrund der komplexen Zusammenhänge ist das C-Teile Management in der Beschaffung die weitaus grössere Herausforderung. Besonders dann, wenn bis dato in diesem Bereich unkoordiniert eingekauft wurde. In diesem Fall hat es sich in der Praxis bewährt, beim Aufbau eines C-Teile Managements schrittweise vorzugehen.
Bestehende Managementsysteme immer wieder prüfen
Auch wenn ein Unternehmen über ein gut funktionierendes C-Teile-Management verfügt, ist es sinnvoll einzelne Punkte hin und wieder genauer zu betrachten. In einem Markt, der immer schnelllebiger wird, müssen auch die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten stets neu ausgelotet werden. Nur so kann das Optimierungspotential im vollen Umfang ausgeschöpft werden.
Effiziente Arbeitsprozesse und eine elektronisch unterstützte Beschaffung sind das Geheimrezept für ein erfolgreiches Unternehmen. Aber auch der Einkauf von augenscheinlich kostengünstigen Kleinteilen will mit Bedacht durchgeführt werden. Denn besonders in diesem Bereich können die Prozesskosten unter Umständen explodieren. Diese Kosten müssten dann über den Produktpreis an die Kunden weitergegeben werden. Dadurch leidet die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Die Einführung einer effizienten C-Teile-Lösung kann dies definitiv verhindern und zudem die Prozesskosten drastisch senken. Allerdings ist die Optimierung der C-Teile Beschaffung keine Alleinshow des Einkaufs. Vielmehr müssen sich alle an der Beschaffung beteiligten Abteilungen aktiv mit einbringen. Nur dann kann eine Person im Einkauf verstehen, warum Service-Leute unbedingt ein kalibriertes Messgerät benötigen. Andererseits können die Kolleginnen und Kollegen im Einkauf plausibel erklären, warum das Management bestimmte Werkzeuge, Messgeräte oder Lieferanten bei der Beschaffung bevorzugt.