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Corona - und jetzt? » Home Office und was es zu beachten gilt

Nicht nur in Zeiten von Krankheiten wie dem Coronavirus ist das Home Office eine willkommene Alternative zur Arbeit im Grossraumbüro, wo die Ansteckungsgefahr vergleichsweise hoch ist. Für manche Unternehmen kein Problem, da Heimarbeit ein Teil der Unternehmenskultur ist. Andere Firmen hingegen stehen vor einer grossen Aufgabe und müssen zunächst einmal die Infrastruktur schaffen, die ein voll funktionsfähiges Arbeiten von daheim möglich macht. Dazu sind auch verschiedene formelle Aspekte zu beachten, beispielsweise was das Arbeitsrecht oder den Datenschutz angeht.


Home Office: Was ist zu beachten?

Tipps für effektives Arbeiten von zuhause

Am heimischen Schreibtisch zu arbeiten wirkt im ersten Moment ganz einfach durchzuführen. Man setzt sich an den Esstisch oder auf das Sofa, klappt sein Notebook auf und legt los. Oder? Nach einiger Zeit wird man vielleicht merken, dass es unbequem wird. Der Rücken beginnt zu zwicken, vielleicht schlafen die Beine ein und man entdeckt die ein oder andere unterledigte Aufgabe im Haushalt, die man doch schnell zwischendurch erledigen könnte.

Deshalb ist es wichtig, Selbstdisziplin zu üben und klare Regeln festzulegen. Folgende Tipps helfen, um im Homeoffice effizient zu arbeiten:

 

Ein ruhiges Zimmer im Haus oder in der Wohnung suchen, wenn möglich sogar ein gesondertes Zimmer zum Büro umfunktionieren. Dann sollte jedoch nicht der Schreibtisch in der Abstellkammer landen, sondern es sollte eine angenehme Atmosphäre zum Arbeiten mit ausreichendem Platz und guten Lichtverhältnissen geschaffen werden.
Feste Zeiten für die Arbeit und für andere Erledigungen einplanen. Vielleicht ist eine längere Unterbrechung um die Mittagszeit sinnvoll, um mit den Kindern nach der Schule zu Mittag zu essen. Dafür kann man besser arbeiten, wenn die Kleinen ins Bett gegangen sind. Dies sollte jedoch in Absprache mit dem Vorgesetzten erfolgen.
Flexibles Arbeiten ist vielen willkommen, doch Ablenkungen im Arbeitsumfeld beseitigt man am besten, beispielsweise den Fernseher oder den Wäschekorb mit frisch gewaschener Wäsche.
Der Vorteil im Homeoffice: Man sollte in den Kernarbeitszeiten anwesend sein, doch je nach Absprache mit dem Arbeitgeber sind flexible Arbeitszeiten möglich. Beispielsweise bietet es sich dann an zu arbeiten, wenn man am leistungsfähigsten ist. Das ist bei jedem Menschen anders. Während manche am späten Abend zur Hochform auflaufen, stehen andere lieber um 5 Uhr auf, um die frühen Morgenstunden zu nutzen.
Routinen helfen: Arbeitnehmer sollten versuchen, ihre Home Office -Tage in einem möglichst gleichen Rhythmus zu verbringen. So muss man nicht jedes Mal neu überlegen, wie man den Tag gestaltet.
Pausen einplanen: Wie im Büro auch ist es sinnvoll, sich im heimischen Büro eine Pause für das Mittagessen oder einen Kaffee am Nachmittag einzuplanen.
Ziele für die Arbeitszeit daheim setzen: Sie helfen, um fokussiert und organisiert zu arbeiten.

Hardware und Büroausstattung

Was im einzelnen im Homeoffice benötigt wird, hängt von den Tätigkeiten des jeweiligen Mitarbeiters ab. Für Arbeitnehmer, die ganz klassisch am Schreibtisch mit PC arbeiten und hin und wieder Termine mit Kollegen oder Kunden haben, ist die Heimarbeit am einfachsten umzusetzen. Je nach Aufgaben ist folgende Hardware Ausstattung nötig:

Ein Notebook hat gegenüber einem stationären PC, der im heimischen Büro eingerichtet wird, den Vorteil, dass man ihn einfach mit in die Arbeit nehmen und dort als Rechner am Arbeitsplatz nutzen kann. Dazu schliesst man ihn an seinen Monitor, die Tastatur und seine Maus an.

Ein zweiter, grösserer Monitor, sollte vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, wenn es das Arbeiten vereinfacht. Gerade wenn der Mitarbeiter auch an seinem Arbeitsplatz mit zwei Bildschirmen arbeitet.

Auf Dauer erleichtern eine Maus und eine Tastatur das Arbeiten aus ergonomischer Sicht.

Der Einsatz einer Webcam bietet sich an, wenn der Arbeitnehmer auch vom häuslichen Arbeitszimmer aus an Terminen teilnehmen muss und sich per Videokonferenz zuschaltet. Ihn live zu sehen, macht das Treffen persönlicher.

Für Videokonferenzen oder um sich eine Videoanleitung in guter Qualität anzusehen, hilft ein Headset.

Natürlich könnte man auch sein eigenes Smartphone nutzen, doch stellt sich die Frage, ob man Geschäftspartner seine private Nummer anzeigen möchte und wie man die gegebenenfalls anfallenden Kosten deckt. Eine bessere Lösung ist ein Firmenhandy, mit dem sämtliche Telefonate erledigt werden können. Das funktioniert jedoch nur, wenn das Telefon am Schreibtisch im Betrieb auf das Firmenhandy umgestellt wird.

In den heutigen digitalen Zeiten wird kaum ein Mitarbeiter noch einen Drucker benötigen, weil er täglich mehrere Seiten ausdrucken muss. Ist dies doch der Fall, gehört das Gerät selbstverständlich mit zur notwendigen Ausstattung dazu. Falls der eigene Drucker genutzt wird, ist mit dem Chef abzusprechen, wie die anfallenden Kosten ersetzt werden.

Büromöbel, in den meisten Fällen also Schreibtisch und Schreibtischstuhl, gehören auch zur Ausstattung. Denn im eigenen Haus oder in der eigenen Wohnung müssen die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben genauso eingehalten werden im am Arbeitsplatz im Unternehmen.

Zugänge, Software, Arbeitsprozesse

Das mobile Arbeiten erfordert eine neue Herangehensweise, neue Strukturen, neue Denkweisen in der Firma. Was bisher nur in lokalen Netzwerken abgespeichert wurde, muss nun auch von den Angestellten daheim erreichbar sein. Gleiches gilt für Software-Programme, die bisher von aussen nicht erreichbar waren. Nur so kann die Produktivität gleichbleibend sichergestellt werden. Sind die Beschäftigten im Homeoffice in ihren Tätigkeiten eingeschränkt, macht dies, gerade zu Zeiten der Corona Krise, wo ganze Belegschaften ins Heimbüro geschickt werden, das Arbeiten nahezu unmöglich. Deshalb ist es auch im Interesse des Chefs dafür zu sorgen, dass alle Kollegen zu entsprechenden Programmen, Dokumenten und allen nötigen Arbeitsmaterialien Zugang erhalten. Darüber hinaus gibt es natürlich Software-Programme und Dateien auf dem Firmenserver, die einen besonderen Schutz benötigen, beispielsweise weil es der Datenschutz so vorsieht, da es sich um sensible Kunden- oder Unternehmensdaten handelt.

Sind diese Daten auf dem Firmenserver abgelegt, hat man von extern keinen Zugriff darauf. Dieses Thema lässt sich über entsprechende Sicherheitsmassnahmen lösen, über die sich die Belegschaft auf sicherem Wege in das Firmennetzwerk einwählen kann. Auf diesem Weg lässt sich jedes Dokument und jede Software so nutzen, wie wenn man vor Ort wäre:

  • VPN (Virtuelles Privates Netzwerk): Der Mitarbeiter kann sich mit einem Passwort über ein VPN-Gateway in das interne Netzwerk seines Arbeitgebers einloggen.
  • Token: Ob als Hardware oder App, ein Token vergibt Einmalpasswörter, mit dem sich der Arbeitnehmer von zu Hause aus einloggen kann.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung: Eigentlich sollte dies gerade in grösseren Firmen Standard sein. Dabei wird die Identität des Nutzers mithilfe zweier Komponenten bestätigt. Was wir vom Geldautomat schon lange kennen (PIN und Bankkarte), hat sich nun auch etabliert, um sich in am Notebook einzuloggen. Dabei besteht der Login-Prozess beispielsweise aus einem individuellen Passwort, das nur der Nutzer weiss, und einem Einmalpasswort, das per SMS an das Smartphone gesendet wird.

Ausserdem wichtig:

  • Vergabe starker Passwörter: Dies sollte hinreichend bekannt sein, doch man kann es nicht oft genug erwähnen. Das eigene Geburtsdatum oder Zahlenkombinationen wie "1234" sind keine sicheren Passwörter. Besser ist eine mindestens achtstellige Kombination aus Gross- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
  • Beschränkte Zugriffsrechte: Nicht jeder Mitarbeiter und Auszubildende benötigt Zugang zu allen Dokumenten und Programmen. Arbeitgeber können die Zugriffsrechte individuell einschränken, sodass jeder nur das bearbeiten oder lesen kann, was er braucht.
  • Generell bietet es sich für Unternehmer an zu prüfen, ob man sämtliche unkritische Dokumente in einer Cloud ablegt. Diese Art des digitalen Arbeitens hat wesentliche Vorteile gegenüber dem Abspeichern von Dokumenten auf dem betrieblichen Server. So haben alle Berechtigten einfachen Zugriff, können gleichzeitig in einem Dokument arbeiten, und kennen immer dessen aktuelle Version. Gerade bei den möglicherweise etwas längeren Kommunikationswegen, die es bei Beschäftigen im Homeoffice gibt, werden Missverständnisse so vermieden und effektives Arbeiten sichergestellt.
  • Dokumente in Papierform sollten entweder im Unternehmen gelassen oder im Homeoffice weggesperrt werden, sodass niemand Einblick erhält ausser dem Mitarbeiter selbst.

Welches Vorgehen im einzelnen Unternehmen sinnvoll ist, müssen die Verantwortlichen gemeinsam mit Fachleuten aus ihrer IT- und Rechts-Abteilung klären. Nur so kann der Schutz von Daten und ein sicheres Arbeiten gewährleistet werden. 

Schnelles WLAN für effektives Arbeiten

Das einzige, was man an heimischer Ausstattung nutzen muss, ist das Internet. Arbeitet man viel im Internet oder verarbeitet grosse Datenmengen, ist ein stabiles und schnelles Netzwerk unbedingt notwendig. Wohnt man in ländlichen Regionen, ist schnelles Internet oft immer noch ein Fremdwort. Dies macht das Arbeiten von Zuhause mühsam, lässt sich aber leider nicht ändern. Doch auch innerhalb des Hauses oder der Wohnung gibt es Ecken, in denen die Internetverbindung nur schwach ist. Beispielsweise wenn sich zwischen Schreibtisch und Router dicke Wände befinden oder die Distanz zu gross ist. Dann bietet es sich an, das Signal durch einen WLAN Repeater zu verstärken. Ein Repeater wird einfach in eine Steckdose gesteckt, wo er die Funktsignale des Routers aufnimmt und verstärkt weitersendet. Wichtig ist hier die Platzierung in der richtigen Steckdose, sodass der Repeater ausreichende Signale empfängt und in die richtige Richtung weitergibt.   

In diesem Zusammenhang sollten Beschäftigte auch die Sicherheit ihres Heimnetzwerkes überprüfen, um zu verhindern, dass Aussenstehende sich in das Netzwerk hacken und so Einsicht in vertrauliche Unternehmensdaten erhalten:

  • Sind Passwörter sicher genug oder sollte man sie ändern?
  • Sind die Standardeinstellungen, Nutzernamen und Passwörter, die vom Internetanbieter vergeben wurden, geändert?
  • Ist die UPnP-Funktion (Universal Plug and Play) am Router deaktiviert? So verhindert man die Kommunikation des Firmennotebooks mit anderen heimischen Geräten. 

Was muss der Arbeitgeber für das Home Office stellen?

Grundsätzlich hat der Chef für die passende Ausstattung im Homeoffice zu sorgen. Handelt es sich um eine dauerhaft im Homeoffice ausgeführte Tätigkeit, beispielsweise für Angestellte im Vertriebsaußendienst, kann der Arbeitgeber das Büro vollständig ausstatten. Also auch mit Büromöbeln, Telefon, Computer. So ist er auf der sicheren Seite, wenn es um die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen geht. Handelt es sich um gelegentliche Zeiten im heimischen Büro, ist ein Hinweis an den Arbeitnehmer ausreichend. Dieser Hinweis sollte beinhalten, wie ein gesundheitsfördernder Arbeitsplatz auszusehen hat.


Reinigung der Geräte

Trotz allen Vorsichtsmassnahmen ist im Homeoffice meist auch die Familie anwesend. Und so kann es passieren, dass ein junges Familienmitglied ins Arbeitszimmer huscht und etwas verschüttet oder den Bildschirm mit klebrigen Fingern berührt. Dann ist eine gründliche Reinigung angesagt.

Wer auf Nummer sicher gehen will, dass er keine Coronaviren oder sonstiges auf seinem Notebook in die Firma oder von dort nach Hause transportiert, kann seine Geräte regelmässig saubermachen. Deshalb lohnt es sich, auch daheim entsprechende Reinigungsmittel vorrätig zu haben.


Smarte Produkte für das Home Office

Wer regelmässig im privaten Umfeld arbeitet, möchte vielleicht auf gewisse Annehmlichkeiten nicht verzichten. Dann lässt sich auch ein Arbeitszimmer schnell smart machen, wie wir im folgenden Youtube-Video unseres Technikexperten zeigen.

Dabei geht es um elektronische Türschlösser, die sich per App steuern lassen. So lässt sich das Büro einfach absperren, was Sicherheit für Daten und Gerätschaften sorgt. Sprachassistenten wie Alexa oder Google Home können ebenfalls eingesetzt werden, indem man beispielsweise einen Büro-Modus einrichtet. Diese könnten beispielsweise ans Lüften, an besondere Arbeitstermine und -fristen oder einfach an die Mittagspause erinnern. Smarte Steckdosen, an denen die Kaffeemaschine angeschlossen und über eine App steuerbar ist, smarte Thermostate oder Lichtsensoren, welche die elektrischen Rolläden steuern, machen das Arbeiten deutlich angenehmer.  


Wie kann ich alles vom Home Office von der Steuer absetzen?

Ein Zimmer, das im eigenen Haus oder der eigenen Wohnung als Büro genutzt wird, ist nicht grundsätzlich absetzbar. Das geht nur, wenn im Unternehmen kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder die Arbeitszeit mehrheitlich im Homeoffice verbracht wird. Darüber hinaus muss das Arbeitszimmer "ausserhäuslich" liegen, darf also nicht ein unmittelbarer Teil der Wohnung oder des Hauses sein. Das Büro im Einfamilienhaus ist daher nicht absetzbar. Liegt es in einem Garagenanbau auf dem gleichen Grundstück, ist es wiederum absetzbar. Liegen Büro und private Wohnung im gleichen Geschäftsgebäude, ist es ebenfalls steuerlich absetzbar. Ein weiterer Punkt ist, dass das Zimmer ausschliesslich betrieblich genutzt wird und nicht nebenher für persönliche Interessen. Entsprechend muss es auch eingerichtet sein: Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Regale, auch ein Sofa sind in Ordnung. Bett oder Fitnessgeräte hingegen sind Fehl am Platz.


Formalitäten, die es zu beachten gilt

Müssen die Regelungen zum Home Office schriftlich festgehalten werden?

Das ist nicht zwingend nötig, jedoch empfehlenswert für alle Beteiligten. Denn so sind klare Regelungen vorhanden. Üblicherweise wird in einem Zusatz zum Arbeitsvertrag festgelegt, in welchem zeitlichen Umfang Homeoffice gemacht werden darf, welche (Kern)Arbeitszeiten gelten und wie der heimische Arbeitsplatz auszusehen hat. Oft wird auch vermerkt, dass die Führungskraft jederzeit das Recht hat, sich mit Vorankündigung den Arbeitsplatz im privaten Umfeld anzusehen.

Im Hinblick auf die Arbeitszeiterfassung, sofern es sich nicht um Vertrauensarbeitszeit handelt, ist auf verschiedenen Wegen möglich. So können Beschäftigte diese eigenverantwortlich protokollieren und im Nachgang in das System eintragen lassen. Es gibt jedoch auch Systeme, wo sich die Mitarbeiter selbst eintragen können.


Diese rechtlichen Rahmenbedingungen gelten

Arbeitsschutz: Die ergonomischen, gesundheitsfördernden Ansprüche an das Arbeitsumfeld im Unternehmen gelten natürlich für das Büro zuhause genauso. In der Arbeitsstättenverordnung ist festgelegt, wie solch ein Platz auszusehen hat, wie gross das Zimmer, wie hoch der Schreibtisch und wie gross der Monitor sein muss.
Datenschutz: Wenn es um sensible Daten geht ist besondere Sorgfalt geboten. Denn die Regelungen des Datenschutzes müssen auch im Homeoffice eingehalten werden. Das bedeutet, dass das Arbeitszimmer einen abschliessbaren Schrank haben muss, in dem Dokumente in Papierform gelagert werden können. Auch das Zimmer selbst muss abschliessbar sein. Der Arbeitgeber kann seinen Angestellten jedoch ebenso untersagen, sensible Daten nach Hause zu nehmen. Zudem kann er anordnen, dass die Gerätschaften ausschliesslich für den beruflichen Gebrauch zu nutzen sind. Das Abrufen privater Mails und Surfen ist untersagt. Wie es mit digitalen Daten aussieht, muss jede Firma mit ihrer IT prüfen, denn es kommt darauf an, um welche Daten es sich handelt und wie die Infrastruktur des Unternehmens aufgebaut ist.
Unfallversicherung: Unfälle, die innerhalb des Firmengeländes geschehen, sind in der Regel von der gesetzlichen Unfallversicherung gedeckt. Doch was passiert in den eigenen vier Wänden? Wann zählt es noch als Arbeitsunfall, wann nicht mehr? Muss die Unfallversicherung beispielsweise einspringen, wenn der Mitarbeiter auf dem Weg von seinem heimischen Schreibtisch in die Küche die Treppe herunterstürzt? Im Homeoffice ist dies schwer zu definieren, da die Grenzen zwischen Privatleben und Beruf oftmals verschwimmen. Am besten ist es daher, beide Lebensbereiche klar abzugrenzen. Wenn der Unfall also bei einem beruflichen Telefonat geschieht, wird er als Arbeitsunfall eingestuft. Verbrüht man sich beim Kaffee kochen in der Küche die Hand, wird die gesetzliche Unfallversicherung wohl nicht einspringen. Am Ende wird in jedem Einzelfall entschieden, da es auf die genauen Umstände des Unfalls ankommt.

Quelle: Conrad Electronic SE - Deutschland

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